Una piccola digressione aiuterà il lettore a focalizzare meglio la problematica.

 

Con l’articolo 16, comma 12-bis, del Dl 185/2008 (“decreto anticrisi”) è stato introdotto nel corpo del codice civile l’articolo 2215-bis rubricato “Documentazione informatica”. L’intento era quello di legittimare e favorire lo sviluppo della gestione digitale di libri, repertori e scritture contabili, di cui all’articolo 2214 cc, quali libro giornale, libro inventari, libri sociali, fatture, registri Iva e le altre scritture contabili richieste dalla natura e dimensioni dell’impresa.

 

Al fine di attestare la regolarità delle scritture contabili, in caso di tenuta con strumenti informatici, l’articolo 2215-bis disponeva che ogni tre mesi bisognava apporre sui documenti in questione “marcatura temporale e firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato”. A tal proposito, è opportuno precisare che la locuzione “marcatura temporale”, non essendo rinvenibile nelle norme riguardanti la conservazione digitale dei documenti, debba intendersi “marca temporale”. Inoltre, dal punto di vista operativo, la sequenza corretta prevede prima l’apposizione della firma digitale e, successivamente, la marca temporale.

 

Purtroppo, l’intento semplificativo che il legislatore voleva introdurre presentava una serie di criticità sia dal punto di vista gestionale sia dal punto di vista della valenza probatoria attribuita ai documenti.

La problematica di carattere gestionale era rappresentata dal fatto che bisognava “sigillare”, utilizzando firma digitale e marca temporale, con cadenza trimestrale le proprie scritture contabili, operazione un po’ macchinosa anche se tecnicamente realizzabile. Ma quello che più preoccupava gli operatori del settore era la valenza probatoria dei documenti, nel senso che, per conferire al documento informatico l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2710 cc e dall’articolo 643 cpc, in materia di decreto ingiuntivo, era necessaria l’apposizione della firma digitale e della marca temporale ogni tre mesi. A tal proposito, è importante evidenziare che, dal punto di vista fiscale, per conservare digitalmente le scritture contabili è necessario apporre firma digitale e marca temporale con cadenza almeno annuale, ex articolo 3 del Dm 23 gennaio 2004.

 

Pertanto, dal punto di vista civilistico, la tenuta dei documenti secondo le modalità sopra descritte rappresenta condicio sine qua non per conferire alle scritture contabili, tenute con modalità informatiche, l’efficacia probatoria ex articoli 2709 cc (efficacia probatoria contro l’imprenditore) e 2710 cc (efficacia probatoria tra imprenditori), la stessa prevista per i documenti analogici vidimati e bollati.

Secondo questa impostazione, le scritture contabili che trimestralmente non venivano firmate digitalmente e marcate temporalmente rischiavano di perdere il valore di prova legale, per assumere il valore di una prova liberamente valutabile dal giudice. Quindi, nonostante l’abolizione della vidimazione e della bollatura (articolo 8, comma 1, legge 383/2001), alcune aziende, per conferire efficacia probatoria ai registri più importanti, quali libro giornale e libro inventari, sceglievano comunque di vidimarli e bollarli.

 

Ebbene, le modifiche apportate all’articolo 2215-bis cc risolvono tutte le problematiche sopra esposte e contribuiscono, inoltre, ad armonizzare tra di loro le disposizioni civilistiche e quelle fiscali.

 

Di seguito, evidenziata, la modifica apportata:

“Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”.

 

Infine, si precisa che, se per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale.