L'attività dell'Olaf è divenuta nel tempo sempre più capillare e l'attività di governance e di intelligence ha consentito, sia attraverso l'acquisizione delle informazioni frutto delle molteplici indagini sia attraverso l'incrocio di quelle disponibili nelle banche dati e nei rapporti di cooperazione con gli organi amministrativi di raggiungere parametri di assoluta eccellenza. Un elemento questo evidenziato formalmente, a Bruxelles,  anche nell'ultima giornata di porte aperte delle istituzioni comunitarie europee nel corso della quale l'istituzione è stata indicizzata come "un modello di polizia europea per il contrasto delle frodi ai danni del bilancio comunitario".

Le motivazioni alla base della proposta
Le motivazioni che animano l'esecutivo sono tutt'altro che improvvisate e, soprattutto, tutt'altro che vacue. L'ipotesi propositiva finalizzata al rilancio operativo in base al riassetto deve essere contestualizzata storicamente.
Nel 2006, la Commissione aveva presentato una prima proposta di modifica del regolamento (CE) n. 1073/1999 con cui sollecitava un potenziamento dello scambio di informazioni tra l'Ufficio, le istituzioni e gli organi europei, gli Stati membri e gli informatori e un riassetto organizzativo (tra comitato di vigilanza, l'Ufficio e le istituzioni) fondato su un "dialogo strutturato" su questioni fondamentali in materia di governance.
La proposta recava anche un elemento che non va sottovalutato, come vedremo, perché insisteva sull'opportunità di rafforzare  i diritti procedurali delle persone interessate dalle indagini in quanto introduceva garanzie procedurali da rispettare nel corso tanto delle indagini interne ed esterne e per la figura del consigliere revisore.
La proposta della Commissione assoggettata alla valutazione congiunta dell'esecutivo e del Parlamento europeo, sfociò in una risoluzione del 20 novembre 2008 .
La successiva prolificità emendativa del Parlamento sulla proposta della Commissione, corroborata, nel luglio 2010, da un documento di riflessione sulla riforma della Commissione è finalmente approdato nella soluzione normativa, che forma oggetto della proposta. In questo contesto non è trascurabile, per completezza espositiva, anche il contributo offerto dal comitato di vigilanza dell'Olaf che ha contribuito al dibattito formulando pareri.

Gli elementi giuridici della proposta
Premettiamo che il documento nella sua corposità centralizza la riforma sulla componente dell'attività istituzionale più impegnativa, ossia l'attività investigativa, con importanti interventi nella fase di avvio e gestione delle indagini, ridefinendo obblighi e garanzie procedurali. Parallelamente, ridisegna le modalità di scambio di informazioni tra l'Olaf e le autorità degli Stati membri e di cooperazione con Eurojust, Europol e le altre organizzazioni internazionali deputate alla lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione.

La procedura di analisi e intervento
Come è noto l'Olaf può ricevere le informazioni da qualsiasi fonte, tra cui gli organi comunitari, gli Stati membri, le autorità dei Paesi terzi, le organizzazioni internazionali, informatori, persone che denunciano un'irregolarità, testimoni, fonti anonime, ecc. L'OLAF utilizza le sue risorse di intelligence anche  per cercare indizi di frodi.
In conformità al codice di buona condotta amministrativa della Commissione, ogni volta che un'informazione proviene da una persona identificabile, gli investigatori confermano la ricezione di tali informazioni. Allo stesso modo, quando viene presa una decisione di chiusura o di evidente immediata infondatezza del caso, quella persona o quell'organismo viene informato per iscritto della decisione.
Tutte le informazioni pervenute all'Ufficio, concernenti una possibile irregolarità o frode, vengono  messe a disposizione dell'Olaf e non possono essere trattenute da nessun membro del suo personale. Le informazioni vanno registrate e valutate, a prescindere dal fatto che siano anonime o meno prioritariamente, per stabilire se la questione rientri nel campo di competenza dell'Olaf e, subordinatamente, se le informazioni pervenute sembrino affidabili e i sospetti siano sufficientemente seri.
Obiettivo delle "indagini" è raccogliere le prove necessarie per stabilire i fatti del caso, al fine di verificare l'esistenza di irregolarità, frodi, corruzione o gravi colpe personali, lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea. Gli investigatori dell'Olaf svolgono il loro mandato investigativo raccogliendo informazioni, esaminando documenti ed effettuando controlli in loco, ispezioni e audizioni.

Il ruolo della valutazione nel processo decisionale
La valutazione è il momento fondante del processo decisionale in quanto ad essa consegue la decisione di proporre al direttore generale l'apertura di un caso. Se la valutazione è positiva, una relazione viene sottoposta all'attenzione della direzione. In caso contrario, se la questione non rientra nelle competenze dell'Olaf, le informazioni possono essere rimesse a un'altra autorità nazionale o internazionale.
Durante la fase di valutazione i valutatori dell'Olaf svolgono tutte le ricerche necessarie per chiarire o supportare con dati di fatto o documentali le informazioni iniziali. In generale, la fase di valutazione non supera i due mesi dalla data di registrazione delle informazioni; essa, tuttavia, può essere prorogata di altri sei mesi e, in casi eccezionali, per un periodo anche più lungo.

Il ruolo e la funzione della relazione finale sul caso
La relazione finale sul caso fornisce un resoconto oggettivo dei fatti che sono emersi dall'indagine o da altre operazioni e un'analisi dei risultati; la relazione presenta le conclusioni e, se del caso, formula raccomandazioni affinché le autorità competenti, comunitarie o internazionali intraprendano azioni adeguate.
Se il caso non dovesse essere stato ancora aperto formalmente gli investigatori si limiteranno quindi a chiarire le informazioni iniziali, consultandosi con la fonte e con altri organi comunitari e altre autorità coinvolte negli Stati membri o nei Paesi terzi, oltre che a valutare e verificare l'accuratezza delle informazioni, confrontandole con altre informazioni e risorse di intelligence.
Nella gestione dei casi svolge un ruolo decisivo il comitato esecutivo, i cui membri sono i rappresentanti delle direzioni interessate. Esso assiste il direttore generale fornendogli consulenza. Sulla base della relazione di valutazione, il comitato può raccomandare l'apertura di una caso o la classificazione delle informazioni pervenute come "caso inesistente", se non sussistono motivi per ulteriori provvedimenti.

La tempistica dell'attività investigativa
Gli investigatori dell'Olaf devono sempre condurre le indagini e le operazioni in modo continuativo ed entro un lasso di tempo ragionevole, tenendo conto della complessità del caso, della divisione delle responsabilità tra le autorità nazionali e comunitarie e di qualsiasi altra circostanza pertinente. Se il caso dovesse essere ancora in corso dopo dodici mesi dalla sua apertura, l'ufficio dovrebbe illustrare al comitato di vigilanza i fatti oggetto di indagine, lo stato del caso e le ragioni del ritardo e del tempo stimato per la conclusione.
La proposta normativa si focalizza prioritariamente sulla necessità di imprimere un volano alle procedure d'indagine contenendo il fattore durata entro i dodici mesi dalla sua apertura, nel rispetto del principio della ragionevole durata della procedura.


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