Più agevole la conservazione sostitutiva dei documenti analogici privi di riferimento temporale e di firma digitale. L'agenzia delle Entrate dà il suo ok alla possibilità di acquisire direttamente l'immagine ottenuta tramite lo spool di stampa, senza dover necessariamente procedere preventivamente alla materializzazione del documento su supporto fisico. A condizione,  però, che l'immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.
La rilevante novità è contenuta nella risoluzione n. 158/E del 15 giugno, con cui l'Agenzia fornisce la propria interpretazione in merito ad alcuni quesiti e alle relative soluzioni prospettate da un'associazione di categoria aderente a Confindustria per "agevolare il transito verso la digitalizzazione della documentazione fiscale, eliminando le barriere di natura formale".

Riferimento temporale dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari
L'istante fa presente che la normativa vigente prevede l'esistenza di una duplice indicazione temporale: una ha la funzione di attestare la data di formazione del documento (decreto Mef 23 gennaio 204, articolo 3), l'altra è richiesta dalla disciplina Iva (articolo 21 del Dpr 633/1972) laddove prevede l'apposizione della data e della numerazione progressiva della fattura, garantite mediante riferimento temporale e firma elettronica qualificata dell'emittente. La proposta dell'associazione è quella di far coincidere il riferimento temporale con la data della fattura.

L'Agenzia evidenzia che può verificarsi, in modo particolare nei casi di fatturazione differita, la non coincidenza tra la data di formazione del documento, attestata dal riferimento temporale, e quella di emissione, indicata sulla fattura. In tale ipotesi, l'amministrazione ha interesse a conoscere quando il documento è stato formato, per verificarne il rispetto dei tempi di formazione e conservazione, soprattutto in relazione a quelli non emessi, che rimangono cioè nella disponibilità del contribuente.
Pertanto, la fattura elettronica, come ogni altro documento informatico rilevante ai fini delle disposizioni tributarie, deve presentare il riferimento temporale.

Conservazione delle fatture elettroniche
Deve avvenire con cadenza almeno quindicinale a partire dalla data di invio o ricezione delle stesse (articolo 3, comma 2, Dm 23 gennaio 2004). L'associazione propone, invece, di far decorrere il termine dalla data di registrazione della fattura nella contabilità, visto che il documento non è suscettibile di modifiche.

Sul punto, l'Agenzia ribadisce, non essendo intervenuta alcuna novità normativa, il chiarimento già espresso con la circolare 45/2005 (e poi ribadito con la risoluzione 161/2007): il procedimento di conservazione delle fatture elettroniche deve concludersi entro 15 giorni dal ricevimento o dall'emissione delle stesse, come previsto dal decreto ministeriale.

Stampa dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari
Pur prodotti nella maggior parte dei casi tramite strumenti informatici, i documenti richiesti dalle disposizioni tributarie, per acquisire rilevanza a quei fini, devono essere materializzati su supporto fisico. L'istante propone di generare un'immagine digitale statica del documento ("spool"), procedendo alla stampa solo in caso di accessi, ispezioni e verifiche.

L'Agenzia, invece, conferma che la materializzazione su supporto fisico (in particolare, la stampa su carta) è un adempimento indispensabile perché un documento analogico, carente dei requisiti per essere considerato informatico fin dalla sua origine (riferimento temporale e firma elettronica qualificata), possa ritenersi giuridicamente esistente e rilevante ai fini delle disposizioni tributarie.

Conservazione sostitutiva dei documenti analogici
L'acquisizione dell'immagine dei documenti analogici privi, come già accennato, di riferimento temporale e di firma elettronica, è necessaria per la sua esistenza e, di conseguenza, per la sua conservazione sostitutiva. Solo con la materializzazione, infatti, il documento può considerarsi giuridicamente esistente e rilevante ai fini fiscali. L'istante suggerisce di ottenere l'immagine tramite lo spool di stampa.

L'Agenzia ricorda, in via preliminare, il quadro normativo che disciplina la conservazione dei documenti analogici. In particolare, l'articolo 4, comma 1, del Dm 23 gennaio 2004, in base al quale "il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine", e la deliberazione 11/2004 del Cnipa, che definisce la memorizzazione come la "trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto".
Pertanto, poiché le citate disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l'acquisizione dell'immagine, è possibile avvalersi dello spool di stampa, purché il contenuto del documento sia rappresentato in maniera fedele. Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, dall'immagine si devono poter ricavare tutti gli elementi essenziali alla loro identificazione.

Invio dell'impronta dell'archivio informatico
Ritenendo che la finalità della disposizione contenuta nell'articolo 5 del Dm 23 gennaio 2004 (invio alle Agenzie fiscali dell'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale) sia esclusivamente quello di rendere noti all'Amministrazione finanziaria i nominativi di coloro che adottano sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, l'associazione propone di trovare un mezzo di comunicazione meno oneroso per il contribuente.

L'Agenzia rileva che quanto richiesto dalla norma non è finalizzato solo a comunicare all'Amministrazione i nominativi di coloro che intendono adottare sistemi di conservazione sostitutiva, ma serve anche a garantire che sia l'archivio sia i documenti che lo compongono non sono suscettibili di modifiche. A tal proposito, viene ricordato che, come stabilito dal decreto Mef del 6 marzo 2009, l'invio dell'impronta dell'archivio informatico dovrà avvenire entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini delle dichiarazioni Irpef, Irap e Iva (Dpr 322/1998) e non più entro il mese successivo.

Distinzione tra fatture analogiche e fatture elettroniche
L'istante propone di non adottare una classificazione "rigida" tra le due tipologie di documento, consentendo in tal modo a chi emette un numero limitato di fatture elettroniche di stamparne una copia da conservare secondo le regole di quelle analogiche. Il suggerimento è finalizzato a semplificare l'obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, gli Enti pubblici nazionali e le Regioni, introdotto dalla Finanziaria 2008 (articolo 1, commi 209-213, legge 244/2007).

Il contribuente, chiarisce l'Agenzia, può emettere fatture elettroniche e consegnarle o spedirle anche in formato cartaceo. In tal caso, anche la conservazione può avvenire nel medesimo formato (articolo 39 Dpr 633/1972; vedi anche circolare 45/2005, punto 3.1.2). La conservazione cartacea, però, non sarà più consentita quando l'obbligo di fatturazione elettronica previsto dalla Finanziaria 2008 diverrà operativo, in base a quanto stabilito dal regolamento in attesa di emanazione.