Grazie all'attuazione del decreto del direttore generale delle Finanze del 26 aprile 2012, che ha dettato le regole tecniche, tutte le parti coinvolte in un processo tributario possono, oggi, ricevere comodamente la comunicazione delle date delle udienze e i dispositivi delle sentenze, in tempo reale, a casa o in ufficio, all'indirizzo di posta elettronica, che i difensori professionisti, a partire dal 7 luglio 2011, devono indicare nei ricorsi (la legge n. 2/2009, di conversione del Dl n. 185/2008, ha infatti previsto l'obbligatorietà della Pec per tutti i professionisti iscritti a un albo professionale, per le società e le Pubbliche amministrazioni e ha promosso una diffusione capillare e gratuita della Pec a tutti i cittadini italiani, prefigurando una massiccia diffusione di questo strumento fra tutti i dipendenti pubblici).
Anche le parti che stanno in giudizio personalmente, ex articolo 12, comma 5, del Dlgs n. 546/92, senza avvalersi del patrocinio professionale, possono comunque avvantaggiarsi (pur non essendone obbligati) di questa innovazione, indicando il proprio indirizzo di Pec.
Si tratta, per la Giustizia italiana, di una "riforma copernicana"; è sufficiente ricordare un solo dato: nel 2012, quand'ancora la riforma era in fieri, lo Stato ha potuto risparmiare ben 800mila euro.
Approfondiamo alcuni aspetti tecnici connessi alla notifica.
Premesso che le vecchie cartoline gialle e gli elenchi bianchi continueranno a essere inviati, rispettivamente alle parti private e agli uffici, soltanto per i ricorsi e per gli appelli pendenti al 7 luglio 2011, tranne che - ai sensi dell'articolo 10, comma 2, del citato decreto direttoriale - le parti non optino per l'invio tramite Pec, si impone una domanda: uno strumento tecnologicamente così evoluto accorda le stesse garanzie e certezze giuridiche di quello tradizionale?
Occorre innanzitutto chiarire che la Pec è semplicemente un sistema di trasporto, che ha il pregio di consentire la tracciabilità e la trasmissione sicura dei messaggi inviati; non attesta, invece, l'effettiva lettura del messaggio. La Pec si limita a dar prova dell'effettiva consegna: il messaggio si intende consegnato quando il gestore lo rende disponibile nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.
A differenza di un messaggio di posta elettronica semplice, l'identità del mittente è verificata prima dell'invio, in modo da dare al destinatario certezza sull'origine. Infatti, predisposta la missiva, il mittente si deve far riconoscere dal proprio gestore del sistema di Pec secondo le modalità da questi previste (o con l'inserimento del nome utente e della parola di accesso o con più elevati sistemi di sicurezza quali, ad esempio, le carte d'identificazione, le cosiddette "smart card").
Tutto ciò non difende da indebiti utilizzi delle credenziali di identificazione, a seguito di cessioni o di clonazioni, volontarie o di frodo: in tali ipotesi, la spedizione avviene in nome del titolare, senza possibilità per il destinatario di rilevare la sostituzione di persona.
Il sistema permette al destinatario di accertare che il messaggio ricevuto non abbia subito alterazioni, durante la trasmissione.
Non bisogna, quindi, confondere la Pec con il messaggio che viene inviato, sarebbe come ritenere che il portalettere (o meglio l'ufficiale postale) e la raccomandata che inviamo siano la stessa cosa.
Come la raccomandata a/r non è equiparabile al documento contenuto nella sua busta, così la Pec (assimilabile all'ufficiale postale) garantisce la consegna fidata del documento trasportato, senza incidere né sulla sua validità né sulla sua efficacia. Al pari dell'ufficiale postale, la Pec non può garantire che il plico che sta consegnando è stato realmente e materialmente scritto e sottoscritto dal destinatario apparente, ma, attraverso l'assenza di tracce di alterazione dell'involucro, può garantire che il contenuto non ha subito manomissioni, alterazioni o sostituzioni.
Mantenendo il parallelo con l'invio delle comunicazioni cartacee, possiamo riscontrare un'altra significativa differenza tra la Pec e il metodo d'invio tradizionale: mentre nel secondo la Commissione tributaria predispone la comunicazione (stampa su carta, sottoscrizione da parte del segretario di sezione e inoltro all'ufficio postale) e le Poste provvedono a curarne la consegna al destinatario presso l'indirizzo indicato sulla comunicazione, con la Pec il segretario di sezione predispone il file riproducente la comunicazione e provvede a inviarla tramite il sistema informatico.
In pratica, il messaggio è affidato al server del gestore della casella Pec della Commissione, il quale, successivamente all'inoltro al server del gestore della casella Pec del destinatario (indicata dal segretario di sezione, così come rilevata dall'atto processuale), rilascia una prima ricevuta (ricevuta di accettazione).
Il sistema di gestione della Pec prevede vari livelli di segnalazione qualora il messaggio non possa essere recapitato:
- messaggio formalmente non corretto (indica che il messaggio non rispetta l'attuale normativa e che quindi non può essere gestito dal sistema di Pec)
- messaggio contenente virus (indica che il messaggio non può essere inoltrato a causa della presenza di virus)
- messaggio non recapitato dopo 24 ore (indica l'impossibilità di consegnare il messaggio nei termini prescritti ovvero entro le 24 ore).
A differenza del recapito postale tradizionale, il messaggio spedito tramite Pec si intende consegnato quando il gestore lo rende disponibile nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.
Il destinatario di un messaggio di Pec non può, quindi, negarne l'avvenuta ricezione: la ricevuta di avvenuta consegna, firmata e inviata al mittente dal gestore della casella Pec del destinatario, riporta la data e l'ora in cui il messaggio è stato reso disponibile nella casella e fa fede, ai fini della notifica.
Il mittente riceve, dunque, due ricevute: una di accettazione, da parte del proprio gestore, e una di consegna, elaborata dal gestore del destinatario.
Accertate le potenzialità e i limiti del sistema, ci domandiamo: esiste ancora la ricevuta prova dell'avvenuta notifica ed eventualmente qual è?
Non bisogna confondere la ricevuta di accettazione con la ricevuta di consegna. La prima può essere rapportata alla ricevuta che l'ufficio postale restituisce quando s'imposta una raccomandata allo sportello (la "lettera di vettura", ex articolo 1684 cc, attesta semplicemente che si è affidato all'ufficiale postale il plico da inviare). Solo la seconda prova che il destinatario è stato posto nella condizione di leggere la comunicazione a lui indirizzata.
Ma su questo aspetto occorre soffermarsi, perché qui si registra un'enorme divaricazione tra il sistema postale tradizionale e quello elettronico certificato.
Nell'ambito della tradizionale notifica cartacea, in caso di dubbio o di contestazione, basta recuperare la "cartolina di ritorno" e rilevare data e firma del destinatario.
Nel caso della notifica telematica la situazione è diversa: non bisogna stampare dei talloncini, bensì si deve analizzare l'apposito file.
Le Commissioni potrebbero esibire la stampa di una videata del sistema in uso (Sistema informativo del contenzioso tributario - Sicot) dal quale emerge che la comunicazione è stata inviata e ricevuta in una certa data e che l'invio è andato a buon fine. Questa videata corrisponde, praticamente, a quella nella quale è visualizzata la data di notifica, dopo che la stessa è stata inserita manualmente dall'operatore, riportando, a sistema, le evidenze tratte dalla cartolina postale.
Tanto in un caso quanto nell'altro, non ci troviamo di fronte a una prova giuridica, ma semplicemente a una trascrizione: nel primo caso compiuta dall'elaboratore elettronico, nel secondo da un essere umano, entrambe comunque esposte al rischio di errore e di inattendibilità. Il programmatore del sistema che non abbia contemplato tutte le ipotesi o che abbia errato nella scrittura del codice, al pari dell'operatore incaricato di riportare a sistema i dati della cartolina, può dare atto di circostanze errate.
È quindi ovvio che non potendosi accontentare di una trascrizione, occorre ricercare la prova documentale.
Vediamo, ora, di cosa dispone, in caso di contestazione, il mittente per dar prova tanto del suo invio, quanto della ricezione da parte del destinatario finale.
A completamento delle operazioni di trasmissione, il sistema restituisce al mittente un messaggio con allegati i seguenti file: "daticert.xml" e "postacert.eml".
Dalla loro lettura è possibile ricavare tanti dati utili, quali ad esempio:
- tipo ("avvenuta-consegna" o "errore-consegna")
- errore (indica il tipo di errore riscontrato in caso di mancata consegna, "nessuno" se è avvenuta la consegna)
- mittente (indirizzo della casella che ha effettivamente inviato il messaggio)
- destinatario tipo ("certificato", se la casella del destinatario è certificata; "esterno", se un messaggio è recapitato da una casella di posta elettronica certificata a una casella di posta elettronica normale)
- oggetto (il campo oggetto del messaggio inviato)
- gestore emittente (il nome del gestore della casella di Pec)
- data e ora (d'invio del messaggio)
- numero identificativo del messaggio (permette l'univoco riconoscimento del messaggio inviato)
- errore esteso (codice e descrizione dell'eventuale errore di consegna) o consegna ("completa", se è andato regolarmente a buon fine e la ricevuta contiene sia i dati di recapito sia il messaggio originale allegato; "breve", se il messaggio originale è allegato alla ricevuta di consegna, ma eventuali allegati presenti al suo interno sono sostituiti con i rispettivi hash; "sintetica", se il messaggio originale non è allegato nella ricevuta di consegna).
Attraverso il numero identificativo univoco del messaggio, il destinatario potrà svolgere presso il proprio gestore della casella Pec tutti gli accertamenti tesi a sincerarsi sulle effettive ragioni del mancato recapito.
Non è da escludere l'ipotesi in cui la Commissione tributaria vanti un buon esito della trasmissione, mentre il destinatario, in realtà, non abbia ricevuto la comunicazione per anomalie o disfunzioni degli elaboratori elettronici del gestore destinatario; quest'ultimo potrebbe aver recapitato il messaggio nella casella di posta elettronica certificata del destinatario, ma allo stesso tempo non avergli consentito, per un certo lasso di tempo, a causa di disguidi tecnici, l'accesso alla casella, impedendogli così di prendere conoscenza della ricezione del messaggio e del suo contenuto.
In tale ipotesi, pur facendo salva la validità legale dell'invio, insorgeranno responsabilità contrattuali del gestore della casella Pec nei confronti del suo utente, privato della conoscenza di un atto a lui diretto.
Nonostante le specifiche previsioni normative, con l'incremento dell'utilizzo di questo mezzo potrebbero incrementarsi i casi alquanto sporadici di trasmissioni non completate o non seguite dal rilascio delle ricevute (a proposito, l'articolo 11, comma 4 del Dpr 11 febbraio 2005, n. 68, prevede che i gestori assumano servizi di emergenza).
Siccome ogni operazione è tracciata e registrata in file "log", residenti sugli elaboratori dei gestori, e, per legge (articolo 11 del Dpr 11 febbraio 2005, n. 68), essi devono essere conservati per trenta mesi, è possibile per entrambe le parti, mittente e destinatario, risalire alle informazioni contenute nelle ricevute, anche in caso di fortuita cancellazione o di smarrimento.
