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Attualità

Alcune regole sul cerimoniale - 3

Le visite e gli incontri di lavoro. Le visite di cortesia. Incontri conviviali: aspetti generali. I posti a tavola

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Le visite e gli incontri di lavoro
Un corretto modo di relazionarsi con gli altri, come si è già avuto modo di dire, rappresenta un punto di forza nella vita lavorativa e, più in generale, in quella quotidiana, sinergico con le capacità e competenze individuali.
Le visite e gli incontri di lavoro, che per loro natura rivestono una importanza fondamentale nel gettare le basi per future cooperazioni, rappresentano quindi un momento da pianificare con la dovuta attenzione, curando il rispetto delle varie regole che disciplinano i vari eventi, in relazione alla solennità e all'importanza di cui vogliamo o dobbiamo investirli.
L'accoglienza degli invitati è il biglietto da vista dell'incontro, e, come tale, riveste un'importanza strategica per la buona riuscita dello stesso: affidarla al caso potrebbe risultare pertanto poco opportuno. Di solito l'ospite atteso è ricevuto all'ingresso dal vicario dell'invitante o da un funzionario da questo delegato, per essere accompagnato nell'ufficio dell'autorità che riceve la visita, che uscendo dal proprio ufficio gli andrà incontro. Se l'ospite ha rango superiore è la stessa autorità ricevente che lo accoglie sul portone; se, di converso, l'ospite ha rango inferiore può essere ricevuto direttamente dell'ufficio (M. Sgrelli, Il Cerimoniale, pag. 106)
Immediatamente dopo l'accoglienza, si passa alle presentazioni di rito, nelle quali il soggetto invitante presenta all'ospite anzitutto il proprio staff o chi lo coadiuva in tale circostanza, pronunciando con chiarezza nome, cognome e incarico ricoperto.
Più in generale, vale la regola che il soggetto di rango inferiore viene presentato a quello di rango superiore, e, a parità di rango, l'uomo alla donna. Chi è stato presentato all'altro attende che quest'ultimo gli rivolga un cenno di saluto, rispondendo a questo e mai precedendolo.

Le visite di cortesia
Vi sono delle circostanze nelle quali si rende necessario effettuare visite di cortesia, altre nelle quali vi è una mera facoltà di avviare tali incontri.
Fra le visite necessarie vi sono quelle rese da una autorità all'atto di assumere (o lasciare) l'incarico o la carica rappresentativa dell'ente. Detto obbligo non vale per le cariche minori, ed è finalizzato a instaurare, già dall'approccio, un rapporto immediato e cordiale con le altre autorità.
In via generale si rende visita a categoria e classi superiori o pari alla propria, mentre la si riceve delle cariche appartenenti a classi inferiori, iniziando da quella più elevata (M. Sgrelli, op.cit., pag. 114). E' buona norma che l'autorità che riceve la visita, fissi l'incontro richiesto entro tre giorni.
Occorre dire che le visite di cortesia sono d'obbligo fra le autorità di vertice delle varie amministrazioni e che lo scambio di visite avviene con le autorità della circoscrizione territoriale di appartenenza. In luogo della visita di cortesia è possibile ricorrere all'invio di un proprio biglietto con alcune parole di cortesia, generalmente ricambiato a stretto giro di posta.

Incontri conviviali: aspetti generali
Gli eventi conviviali rappresentano nella nostra realtà "mediatica" momenti di condivisione e di comunicazione, e, quindi, rivestono sempre più un ruolo di vitale importanza.
Anche in questo caso, come si è già avuto modo di dire in merito agli altri eventi, la fase organizzativa è quella più delicata.
Rinfreschi e buffet soggiacciono a regole più duttili di quelle previste per pranzi o colazioni ufficiali, nei quali l'assegnazione dei posti a sedere deve rispettare criteri abbastanza rigidi, che fanno riferimento alla regola generale dell'individuazione del soggetto di rango più elevato cui compete il posto d'onore, e alla regola della destra di cui si è detto nel primo articolo.
La scelta fra il meno impegnativo buffet e il più rigoroso pranzo ufficiale dipende sicuramente dalla natura e dall'importanza dell'evento che accompagnano, ma, nei casi più frequenti, la scelta è spesso dettata dal numero di invitati, dagli spazi disponibili, e dalle risorse economiche impegnabili.
Sia che il convivio si tenga a buffet, sia che i posti siano assegnati, appare in ogni caso più che mai opportuno cercare di unire fra loro persone che riescano ad amalgamarsi, per esempio in ragione della propria funzione o dei propri interessi; ciò induce a suggerire una scelta degli invitati in modo da evitare il più possibile l'incontro di persone non omogenee per sensibilità culturale, politica o personale ed età (M. Sgrelli, op. cit. pag. 120).

I posti a tavola
Rispetto alla semplicità delle cerimonie, la disposizione dei tavoli in un pranzo ufficiale rende le regole di assegnazione dei posti concretamente differenti a seconda della tipologia di layout adottato: si possono utilizzare infatti tavoli rotondi, ovali, a ferro di cavallo, rettangolari, ovvero tavoli multipli.
La scelta della disposizione dipende in primo luogo dal tipo di evento e dal numero di invitati, ma è strettamente condizionata dalla forma e dalle dimensioni della sala.
Cominciamo il nostro esame dalla tipologia più frequente e semplice: il tavolo rettangolare.
All'attualità vengono prese in esame due scuole di pensiero nell'attribuire il posto di presidenza. La scuola francese prevede la presidenza al centro della tavola, la scuola anglosassone la presidenza sulla punta della tavola.
Con la scuola francese le persone più importanti sono vicine, facilitando la creazione di un polo di conversazione importante; alle estremità del tavolo si formano altri due poli di conversazione secondaria. Con la presidenza anglosassone le persone più importanti sono alle due estremità del tavolo, creando in questo modo due poli di conversazione importante, in modo tale da rendere uniforme la conversazione fra i partecipanti senza esaltare il criterio gerarchico.
La seconda forma più diffusa di tavolo è quella a ferro di cavallo, dove il soggetto più importante occupa la posizione al centro, sul lato del tavolo che unisce i due bracci minori, ed è seduto esternamente. Partendo dal centro, sul bordo esterno del tavolo, vengono posizionati, in ordine di importanza decrescente, gli altri invitati, rispettando la regola della destra nell'assegnazione dei posti equidistanti. Se il rango della personalità più importante è elevato, è opportuno che nessun ospite venga fatto sedere sul bordo interno del tavolo, di fronte a essa.
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