Articolo pubblicato su FiscoOggi (https://fiscooggi.it/)

Attualità

I compiti del responsabile della conservazione

Tra gli obblighi posti a suo carico, quello di verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione

_1530.jpg

La figura del responsabile della conservazione è disciplinata dalla deliberazione Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004, che detta le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
Il responsabile della conservazione, nel rispetto di specifici obblighi posti a suo carico dall'articolo 5 della deliberazione, dovrà:

  • definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario
  • archiviare e rendere disponibili relativamente a ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
    • descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti
    • estremi identificativi del responsabile della conservazione
    • estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati
    • indicazione delle copie di sicurezza
  • mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni
  • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione
  • adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
  • richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento
  • definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale
  • verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

La complessità delle operazioni da svolgere impone la necessità dell'individuazione di una figura professionale che dovrà possedere, per adempiere correttamente a tali mansioni, sia conoscenze informatiche che giuridiche.
Per venire incontro alle oggettive difficoltà di cui sopra, la deliberazione prevede, sempre all'articolo 5, che il responsabile del procedimento di conservazione possa delegare, in tutto o in parte, per lo svolgimento delle proprie attività, altri soggetti che abbiano la necessaria competenza ed esperienza, per garantire la corretta esecuzione delle operazioni precedentemente indicate: in questi casi si parlerà di conservazione sostitutiva in outsourcing.
Occorre precisare che il ricorso a un outsoucer per l'intero processo di conservazione non determina a carico di quest'ultimo alcun tipo di responsabilità ai fini tributari, in quanto il responsabile è sempre il soggetto che ha affidato all'esterno l'incarico.
L'unica responsabilità che grava sull'outsourcer, nel caso in cui non adempia correttamente al proprio compito, è quella stabilita dall'articolo 1218 del Codice civile, che prevede l'obbligo al risarcimento del danno.

Anche se non imposto da nessuna norma, vista la complessità delle operazioni da porre in essere, si rende necessaria la redazione di un manuale della conservazione sostitutiva, in cui definire tutte le specifiche tecnico-operative poste in essere nel processo di conservazione.
Il manuale della conservazione potrebbe essere strutturato sul modello del "Documento programmatico sulla sicurezza informatica" (Dps) e, come quest'ultimo, dovrebbe contenere un'analisi dei rischi sui processi da eseguire e sui sistemi hardware e software utilizzati. Sarebbe opportuno, ricorrendo anche a una rappresentazione grafica (flow-chart), descrivere in maniera molto dettagliata tutte le operazioni da porre in essere, affinché anche il personale meno esperto possa facilmente visionare i processi operativi.

Un sistema di work-flow, poiché ci sono scadenze ben precise da rispettare, potrebbe assicurare il corretto e tempestivo svolgimento di ogni singola attività.
Sarebbe opportuno che il manuale contenesse una sezione dedicata ai rapporti con l'Amministrazione finanziaria, in cui indicare, ad esempio, le comunicazioni preventive e consuntive dell'imposta di bollo, la trasmissione delle impronte, eventuali ispezioni, eccetera.

A titolo esemplificativo si riporta di seguito la possibile struttura del manuale della conservazione:

Sezione
Descrizione
Allegati
IntroduzioneDati identificativi della società
Dati identificativi del responsabile della conservazione e di eventuali delegati
Dati identificativi della C.A. (Certification Authority)
Allegato 1
Obblighi del
responsabile della
conservazione
Apposizione del riferimento temporale
Apposizione della marca temporale
Apposizione della firma digitale
Comunicazioni all'Amministrazione finanziaria
Allegato 2
Modalità operativeOrganizzazione del personale, deleghe, modalità di accesso ai dati
Definizione della struttura degli archivi
Procedure di manutenzione hardware e software
Organizzazione dei supporti di memorizzazione dati
Definizione esecuzione delle copie di sicurezza
Allegato 3
Analisi dei rischiGuasti hardware
Malfunzionamenti software
Guasti al dispositivo di firma digitale
Indisponibilità del sito della Certification Authority
Allegato 4
Verifiche periodicheScadenziario delle verifiche
Verifica sulla leggibilità dei documenti
Verifica dello stato di conservazione dei supporti utilizzati
Chiusura dell'archivio informatico in corso d'anno
Esibizione dei documenti su supporto cartaceo
Allegato 5
Comunicazioni con
l'Amministrazione
finanziaria
Scadenziario delle comunicazioni
Comunicazione preventiva e consuntiva dell'imposta di bollo
Comunicazione dell'impronta
Registro accessi, ispezioni e verifiche
Allegato 6
Operazioni di maceroRegistro delle operazioni di macero
Procedura di distruzione dei documenti cartacei
Allegato 7


Al fine di evitare di dover riapprovare il manuale a ogni cambiamento intervenuto, si rende necessario poterlo gestire in maniera flessibile. Per questo motivo sarebbe opportuno impiegare, per la descrizione delle singole fasi operative, degli allegati. In questo modo, sarà possibile apportare eventuali modifiche al manuale con la semplice sostituzione del relativo allegato.

URL: https://www.fiscooggi.it/rubrica/attualita/articolo/compiti-del-responsabile-della-conservazione