La conservazione elettronica delle fatture

Il quadro legislativo in materia di fatturazione e conservazione elettronica dei documenti è sostanzialmente completato. Con il decreto del ministro dell'Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 è stato disciplinato il processo di conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici rilevanti ai fini tributari. Tale processo dovrà essere eseguito nel rispetto delle regole tecniche dettate dalla deliberazione Cnipa (Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione) n. 11 del 19 febbraio 2004. Completa il quadro normativo il Dlgs n. 52/2004 che, attuando la direttiva comunitaria 2001/115/Ce in materia di semplificazione e armonizzazione delle modalità di fatturazione ai fini Iva, ha introdotto la possibilità di emettere fatture in formato completamente elettronico e di conservarle su supporti alternativi a quello cartaceo.

Il processo "quindicinale" di emissione/ricezione delle fatture (schema 1)
L'articolo 39, comma 3, del Dpr n. 633/1972 dispone che le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, debbano essere archiviate nella stessa forma. Quindi, l'emissione della fattura elettronica vincola sia l'emittente che il destinatario alla conservazione elettronica, processo disciplinato dall'articolo 3 del Dm 23 gennaio 2004, realizzato nel rispetto delle regole tecniche dettate dall'articolo 3 della deliberazione Cnipa n. 11/2004.

L'articolo 3, comma 2, del sopra citato decreto prevede per la conservazione elettronica delle fatture una cadenza almeno "quindicinale". Si evidenzia che il processo di conservazione delle fatture deve essere eseguito entro quindici giorni dal ricevimento/emissione da parte del destinatario/emittente, fermi restando i termini per l'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti agli articoli 23, 24 e 25 del Dpr n. 633/1972. Dal punto di vista operativo, sulle fatture emesse con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, bisognerà, ogni quindici giorni, generare un'impronta (sequenza di simboli binari o "bit" di lunghezza predefinita, generata mediante l'applicazione di un'opportuna funzione di hash) e sottoscriverla con firma digitale e marca temporale.



Traducendo i tecnicismi con termini più facilmente comprensibili, evidenziamo che l'impronta, dal punto di vista pratico, rappresenta una sintesi dei documenti in forma binaria (sequenze di zero e uno). La sequenza di simboli generata avrà sempre la stessa lunghezza (allo stato attuale le impronte sono composte da 160 bit). Altre caratteristiche importanti riguardano l'impossibilità di risalire ai documenti di origine partendo da una determinata impronta e l'impossibilità di generare da documenti diversi impronte uguali.

Per quanto concerne l'apposizione della marca temporale, si sottolinea che, così come avviene per un documento firmato in modo olografo, dove la data riportata in calce indica il riferimento temporale in cui è stato redatto, anche per i documenti informatici vale lo stesso principio, con la differenza che la data sul documento viene apposta da un soggetto terzo sotto forma di marca temporale. L'apposizione della marca temporale consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. A riguardo si evidenzia che il Dlgs n. 82/2005 "Codice dell'amministrazione digitale", all'articolo 21, comma 2, dispone che il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia probatoria prevista dall'articolo 2702 del Codice civile, vale a dire fa piena prova, fino a querela di falso.

Il processo "annuale" di conservazione delle fatture (schema 2)
Una precisazione si rende necessaria per quanto riguarda le fatture di acquisto, in quanto la memorizzazione elettronica delle stesse deve rispettate le disposizioni dell'articolo 25 del Dpr n. 633/1972. Pertanto, non essendo possibile apporre un progressivo di registrazione sui singoli documenti, stante la staticità e immodificabilità del documento elettronico, sarà cura dei gestori del sistema informativo aziendale predisporre le opportune associazioni tra le fatture e le registrazioni nel registro Iva.

Il processo di conservazione elettronica delle fatture, rappresentato nello schema 1, dovrà essere ripetuto almeno ventiquattro volte nel corso dell'anno (due impronte quindicinali al mese). Quindi, a fine anno, occorrerà selezionare le ventiquattro impronte quindicinali e generare un'impronta annuale che rappresenterà tutte le fatture del ciclo attivo e passivo. Infine, si procederà ad apporre sull'impronta annuale ottenuta la sottoscrizione elettronica (firma digitale) e la marca temporale, in luogo del riferimento temporale, come disposto dall'articolo 3, comma 2, del Dm 23 gennaio 2004.

Legenda: F.D. = firma digitale R.T.= riferimento temporale M.T. = marca temporale



Chiarimenti sull'impronta dell'archivio informatico
L'articolo 5 del Dm 23 gennaio 2004 prevede che entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'Irap e all'Iva, il soggetto interessato (ovvero il responsabile della conservazione) trasmetta per via telematica all'Agenzia delle entrate una comunicazione contenente l'impronta dell'archivio informatico oggetto di conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale.
Il termine in questione si riferisce all'ultimo giorno del decimo mese successivo a quello di chiusura del periodo di imposta (articolo 2, commi 1 e 2, del Dpr n. 322 del 1998) e, pertanto, l'impronta dovrebbe essere inviata entro il 30 novembre dell'anno successivo. Dopo l'invio dell'impronta, l'Agenzia delle entrate renderà disponibile, sempre per via telematica, la ricevuta di avvenuta comunicazione, rilasciando un numero di protocollo identificante l'operazione effettuata.

La mancanza del provvedimento relativo alle modalità tecniche di invio dell'impronta ha creato qualche dubbio interpretativo che la circolare 36/E del 6 dicembre 2006 ha chiarito in modo inequivocabile, precisando che la conservazione elettronica dei documenti poteva essere effettuata a partire dal 3 febbraio 2004, pur in mancanza del provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate. Pertanto, fino all'approvazione del suddetto provvedimento, il contribuente non è tenuto a effettuare comunicazione alcuna. Con questo ulteriore chiarimento, viene esclusa la possibilità di presentare, come qualche contribuente ha fatto, la comunicazione dell'impronta per posta, tramite raccomandata con avviso di ricevimento indirizzata all'ufficio delle Entrate territorialmente competente.