Conservazione sostitutiva, c'è prima un'immagine da "conquistare"

Nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si può prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine degli stessi dal supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. E' una delle precisazioni fornite dall'agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 14/E del 21 gennaio 2008. L'interpello, presentato da una società che eroga ai propri clienti servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione di documenti ha, quindi, dato modo di chiarire ulteriormente alcuni aspetti connessi alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici(1) rilevanti ai fini tributari, disciplinata dall'articolo 4 del decreto ministeriale del 23 gennaio 2004.

Si ricorda, al riguardo, che il processo in questione si realizza mediante la memorizzazione su supporti ottici, o altri idonei supporti, dell'immagine dei documenti analogici, terminando con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale sull'insieme degli stessi, ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o la marcatura dei documenti o di un insieme di essi, da parte del responsabile della conservazione.
L'agenzia delle Entrate, nel ribadire l'orientamento espresso con risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007, ha evidenziato, come accennato, l'imprescindibilità della fase di acquisizione dell'immagine dei documenti analogici dal supporto cartaceo, allo scopo assicurare l'identità fra i documenti conservati e le fatture scambiate fra le parti.
Il documento che origina lo spool di stampa(2) è, infatti, un documento analogico e, pertanto, non può essere evitata la fase di acquisizione dell'immagine della grandezza fisica, carta, film o nastro magnetico.

Un caso peculiare riguarda l'utilizzo del canale EDI(3) per la trasmissione delle fatture tra clienti e fornitori. L'articolo 21 del Dpr n. 633/1972 prevede che l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della "fattura elettronica" siano garantite mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati.
Affinché si possa parlare di documento informatico occorre, tuttavia, la volontà delle parti all'emissione e trasmissione dello stesso tramite il suddetto sistema EDI. Solo in tale ipotesi è possibile effettuare la conservazione delle fatture in formato elettronico, senza necessariamente procedere alla loro stampa.

Diversamente, la procedura descritta dall'istante prevedeva la trasmissione attraverso il canale EDI delle fatture tra clienti e fornitori, che però non intendevano utilizzare il sistema al fine di porre in essere la fatturazione elettronica con i conseguenti adempimenti obbligatori, e l'invio di tali documenti al responsabile della conservazione attraverso canali diversi dal sistema EDI.
L'Amministrazione ha chiarito che in tale evenienza i documenti sono a tutti gli effetti considerati documenti analogici, con la conseguenza che, anche in tal caso, per la loro conservazione sostitutiva non si può prescindere dalla fase della preventiva acquisizione dell'immagine degli stessi da un supporto fisico.

NOTE:
1) Per documento analogico si intende il documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro (articolo 1, comma 1, lettera b) del Dm del 23 gennaio 2004).

2) Lo spool di stampa è una rappresentazione informatica del documento da conservare che, tuttavia, non possiede fin dall'origine i requisiti del documento informatico rilevanti ai fini tributari, ossia non è statico e non modificabile e non viene emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata.

3) L'EDI (Electronic Data Interchange) è un sistema di trasmissione dati caratterizzato, principalmente, dallo scambio diretto di messaggi commerciali tra sistemi informativi, a mezzo di reti di comunicazioni nazionali ed internazionali che garantisce l'origine e l'integrità del contenuto del documento informatico.