"Dal metallo alla carta, dalla carta alla plastica per arrivare alla dematerializzazione degli atti di spesa". Cosi il ministro Giulio Tremonti, in apertura del convegno "La dematerializzazione degli atti di spesa della Pa", organizzato presso la sede della Ragioneria generale dello Stato, ha sintetizzato il percorso della storia dell'uomo e dei mezzi di pagamento che l'hanno accompagnata. Grazie ai progressi della scienza e alle nuove tecnologie oggi l'uso della carta, ai fini di gestione delle attività della Pubblica Amministrazione, è limitato al massimo anche e soprattutto per far fronte a imprescindibili esigenze di contenimento della spesa pubblica, di limitazione degli sprechi, di coordinamento della logistica. E per essere in linea con il tema del convegno si è pensato bene di non utilizzare materiale cartaceo e tantomeno sono stati predisposti inviti su carta ma soltanto comunicazioni telematiche. Un approccio pragmatico in linea con quelli che sono anche i risparmi diretti e indiretti derivanti dalla dematerializzazione. Si pensi al costo della carta, abbattuto in quanto non c'è più la necessità di stampare e fotocopiare i documenti, a quello dei magazzini e delle attività di trasporto dei documenti cartacei, del personale dedicato al back office documentale. Per non parlare poi dei risparmi indiretti quantificati con riferimento al tempo impiegato dal personale per la ricerca di un documento archiviato con sistemi tradizionali. Insomma una nuova frontiera di gestione delle attività delle Pubbliche Amministrazioni che, in Italia come in altri Paesi, punta anche sull'alleggerimento dei processi di conservazione delle informazioni cui si associa la necessaria definizione delle procedure di archiviazione, sicurezza e tracciabilità.
Un obiettivo raggiunto
Il Ragioniere dello Stato, Mario Canzio, ha sottolineato invece che il nuovo sistema Sicoge per la contabilità integrata, strumento digitale in grado di supportare la gestione contabile delle Amministrazioni dello Stato, le nuove funzionalità del sistema di gestione della firma digitale e la conservazione sostitutiva degli atti di spesa rappresentano oggi il punto di arrivo di un processo che permetterà di pervenire entro breve termine "al completo abbandono del formato cartaceo degli atti di spesa sull'intera filiera che inizia con l'emanazione del titolo da parte dell'Amministrazione e si conclude con il pagamento dei creditori da parte della Banca d'Italia". Una attività che ha reso più efficienti i processi contabili e l'integrazione tra i ministeri e la Ragioneria generale dello Stato, in linea con il processo di digitalizzazione previsto dal codice dell'Amministrazione digitale.
Sicurezza e risparmio di spesa
Di integrità e recuperabilità degli atti di spesa con modalità di totale sicurezza ha parlato invece Maria Laura Prislei, ispettore generale capo dell'Ispettorato per l'informatizzazione della contabilità di Stato. La Prislei ha ricordato che il trattamento informatico dei dati implica, ai fini del valore legale nel tempo, la conservazione digitale che si riverbera inevitabilmente sull'integrità e la recuperabilità. In questo contesto Sicoge, predisposto sin dall'inizio per l'uso della firma digitale, attraverso il nuovo sistema di conservazione sostitutiva, risponde perfettamente a esigenze di conservazione, consultazione, controllo e sicurezza degli atti di spesa della Pubblica Amministrazione. E questo perché è il risultato di una combinazione di metodi, processi e tecnologie. Dalla memorizzazione dei dati, conservazione su supporti ottici e con formati idonei ad assicurarne l'integrità alla certezza delle informazioni trattate con integrità dei dati originali validati con firma digitale passando per il recupero e l'esibizione con validità legale del documento conservato nel tempo sino ad arrivare al monitoraggio e alla tracciabilità delle operazioni compiute ai fini della dematerializzazione e conservazione dei dati.
Il confronto internazionale
Nel novero delle esperienze internazionali, quella italiana rappresenta una best pratice. Infatti, a differenza di altri pochi progetti di conservazione sostitutiva su documenti pubblici, è il caso di Sud Africa e Finlandia, quella messa in campo dall'Italia ha un valore aggiunto rappresentato dalla gestione delle spese. E se è vero che altri Paesi possono vantare una gestione documentale anche su attività di particolare dimensione e complessità, è il caso dell'Australia e degli Stati Uniti, è anche vero che non eliminano la carta.
Dematerializzare si può, anzi si deve, perché conviene
Una soluzione efficace che risponde a criteri di economicità e colloca l'Italia all'avanguardia internazionale
