Nei processi di fatturazione elettronica l'Italia ha un'indubbia leadership, potendo contare su un complesso normativo tra i più avanzati nel panorama europeo, con molteplici applicazioni già ampliamente collaudate, affidabili e sicure, che consentiranno al Paese di realizzare, in tempi relativamente brevi, la tanto auspicata scomparsa della carta.
L'evoluzione del quadro normativo dal 1994 a oggi
La prima norma a introdurre nel nostro ordinamento la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini risale al 1994, con l'articolo 7-bis del Dl n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, che aveva aggiunto, nell'ambito della disciplina delle scritture contabili, il comma 3 all'articolo 2220 del Codice civile, secondo il quale, "le scritture ed i documenti indicati all'art. 2214 del Codice civile (libro giornale, libro inventari, fatture, eccetera), possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere resi leggibili".
Con il Dpr n. 445/2000 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa", sono state introdotte importanti novità in tema di conservazione, con l'ausilio di supporti alternativi al cartaceo, delle scritture e dei documenti contabili rilevanti ai fini civilistici e tributari. A dettare le modalità applicative per la conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici, rilevanti ai fini tributari, sono intervenuti il decreto del ministro delle Finanze 23 gennaio 2004 e la deliberazione Aipa (Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione) n. 42 del 2001.
Si segnala che la deliberazione Aipa è stata integralmente sostituita da quella del Cnipa (Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione) n. 11 del 2004. In seguito, il Dlgs. n. 52/2004, attuando la direttiva comunitaria n. 2001/115/Ce, in materia di semplificazione e armonizzazione delle modalità di fatturazione ai fini Iva, ha introdotto nel nostro ordinamento la possibilità di emettere fatture in formato elettronico. Completa il quadro normativo l'emanazione e l'entrata in vigore, dal 1° gennaio 2006, del Dlgs n. 82/2005, noto come "Codice dell'Amministrazione digitale", che mira a fornire una disciplina organica sull'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nonché dei principi giuridici applicabili al documento informatico e alle firme elettroniche.
Le caratteristiche della fattura elettronica
Il documento fondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplina Iva basata sul principio della rivalsa e della detrazione è rappresentato dalla fattura.
La possibilità di emettere fatture elettroniche, in alternativa alle tradizionali modalità cartacee, è stata introdotta nel nostro ordinamento dal Dlgs n. 52/2004, che ha modificato integralmente l'articolo 21 del Dpr n. 633/1972. La circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 ha precisato che la fattura in formato digitale, per poter essere considerata fattura elettronica rilevante ai fini tributari, non deve contenere "macroistruzioni" né "codici eseguibili", tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati (articolo 1, comma 2, lettera a), del Dm 23 gennaio 2004). Le fatture, quindi, non devono essere alterabili né durante l'accesso né durante la conservazione; in altre parole, devono essere documenti statici non modificabili. Pertanto, al fine di dare rilevanza civilistica e fiscale a ciascuna fattura, l'emittente deve assicurare che siano garantiti i seguenti requisiti:
- attestazione della data
- autenticità dell'origine
- integrità del contenuto
Tali requisiti sono garantiti mediante l'apposizione, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture destinate a un unico soggetto, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata da parte dell'emittente oppure impiegando sistemi Edi (Electronic Data Interchange) che garantiscono i predetti requisiti di autenticità e integrità. L'Edi è un sistema di trasmissione dati caratterizzato, principalmente, dallo scambio diretto di messaggi commerciali tra sistemi informativi, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali e internazionali.
Dal documento cartaceo a quello informatico
La trasformazione del documento cartaceo in documento elettronico, solitamente in formato pdf, avviene mediante uno scanner. L'apposizione sul documento elettronico del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata (firma digitale) genera il cosiddetto documento informatico in formato "P7M", rilevante ai fini civilistici e fiscali.
Si riporta di seguito il processo di generazione del documento informatico:
Il documento informatico generato conterrà il certificato digitale di sottoscrizione e la chiave pubblica del firmatario. Si evidenzia che il certificato di sottoscrizione deve essere generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge. Esso dovrà contenere informazioni riguardanti l'identità del titolare, la chiave pubblica attribuitagli al momento del rilascio, il periodo di validità del certificato stesso e i dati dell'ente certificatore. L'elenco pubblico dei certificatori, previsto dall'articolo 29, comma 1, del Dlgs n. 82/2005, può essere consultato via Internet sul sito www.cnipa.gov.it
Modalità operative
L'articolo 21, comma 3, del Dpr n. 633/1972 dispone che è possibile utilizzare sistemi di fatturazione elettronica solo previo accordo con il destinatario; pertanto, non sarà possibile trasmettere fatture elettroniche al cliente se questi non ha espresso il proprio consenso a riceverle in tale formato.
A seconda degli accordi intercorsi, si potrebbero avere trasmissioni telematiche che necessitano di ricevute di invio/consegna e altre che non le prevedono. Pertanto, se sono previste ricevute di notifica, bisognerà ricorrere, come sancito dall'articolo 48 del Dlgs n. 82/2005, a un sistema di posta elettronica certificata (Pec). Nel caso in cui non sia richiesta alcuna ricevuta, si dovrà far riferimento alle disposizioni contenute nell'articolo 45, comma 2, del Dlgs n. 82/2005, in base al quale il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile nella casella di posta elettronica messa a disposizione dal gestore. Al fine di evitare interpretazioni non corrette sull'utilizzo della posta elettronica, si precisa che le fatture allegate a una e-mail, se non emesse secondo le modalità previste dal Dm 23 gennaio 2004, devono essere considerate come documenti analogici.
Per quanto riguarda il concetto di emissione/trasmissione delle fatture elettroniche, potrebbe non essere chiaro il momento in cui la fattura si considera fiscalmente emessa, ai sensi dell'articolo 21 del Dpr n. 633/1972. La circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 ha precisato che il momento di emissione rilevante ai fini fiscali coincide con l'apposizione sul documento del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata; pertanto, rilevante sarà il momento di emissione giuridica e non quello amministrativo contabile.
Ulteriori chiarimenti
La circolare n. 45/E del 2005 (punto 3.1.2) prevedeva l'obbligo di conservazione dei documenti per tipologia, vale a dire che, se si conservava in formato elettronico una sola fattura di acquisto, si era obbligati a conservare in formato elettronico tutte le fatture passive. Per ovviare a tale problematica, che rischiava di frenare lo sviluppo della fatturazione elettronica, è stata prevista, con la citata circolare 36/E, la possibilità di conservare contestualmente fatture elettroniche e fatture cartacee, utilizzando per quelle cartacee appositi registri sezionali.
Tale modalità operativa è consentita a condizione che le fatture siano annotate in un registro sezionale e numerate progressivamente, con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta. Per ogni singolo cliente o fornitore, inoltre, dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro.
