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Attualità

PA completamente digitale

I documenti cartacei lasceranno il posto a quelli elettronici

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L’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture nei rapporti economici con le amministrazioni statali, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici, dovrà essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, secondo le indicazioni del Dlgs 52/2004 (Fatturazione elettronica) e del Dlgs 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale).
La trasmissione delle fatture avverrà attraverso una infrastruttura tecnica denominata Sistema di interscambio, il cui gestore, individuato entro il 31 marzo 2008, ne definirà i processi. La norma non indica la data esatta di entrata in vigore delle nuove disposizioni, di certo c’è che, a decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento attuativo, le amministrazioni pubbliche individuate dall’obbligo normativo non potranno accettare fatture in formato cartaceo né potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio in forma elettronica.

Nel regolamento attuativo di cui al comma 213 saranno definite:

  • le regole di identificazione univoca degli uffici delle amministrazioni destinatari delle fatture elettroniche
  • le modalità di integrazione con il Sistema di interscambio
  • l’adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla gestione delle fatture elettroniche
  • eventuali deroghe, limitatamente a determinate tipologie di approvvigionamenti
  • eventuali misure di supporto, anche di natura economica, per le piccole e medie imprese
  • la data di entrata in vigore degli obblighi.

La fattura elettronica in Italia
La fattura costituisce il principale strumento di rappresentazione documentale di un'operazione commerciale, nonché il documento fondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplina Iva, basata sul principio della rivalsa e della detrazione. Nel nostro ordinamento, la possibilità di emettere fatture elettroniche, in alternativa alle tradizionali modalità cartacee, è stata introdotta con il Dlgs 52/2004, che ha sostituito integralmente l’articolo 21 del Dpr 633/72. Come disposto da quest’ultimo, per avere una fattura elettronica, l’emittente, dovrà apporre su ciascuna fattura o sul lotto di fatture destinate a un unico soggetto, il riferimento temporale e la firma digitale (Figura 1) oppure impiegare sistemi di trasmissione dati denominati Edi.



Il Sistema di interscambio
Il Sistema di interscambio rappresenta la struttura tecnologica preposta alla consegna fisica delle fatture alle rispettive amministrazioni. Si appoggerà alle infrastrutture del Servizio pubblico di connettività (Spc), istituito dal Dlgs 42/2005, che rappresenta una grande rete informatica volta a favorire la collaborazione e l'integrazione tra le pubbliche amministrazioni. L'obiettivo è quello di assicurare alle pubbliche amministrazioni statali, regionali e locali una infrastruttura condivisa per lo scambio di informazioni che, a differenza della comune rete Internet, assicuri alle strutture aderenti un servizio di trasmissione dati garantito.

Eventuali modalità operative
In attesa dell'emanazione del regolamento attuativo, si potrebbero ipotizzare, per quanto concerne le modalità di trasmissione delle fatture elettroniche, le seguenti modalità (Figura 2):
- spedizione tramite posta elettronica certificata (Pec)
- invio tramite sistemi Edi.

La posta elettronica certificata (Pec), introdotta nel nostro ordinamento dal Dpr 68/2005, consente al mittente di ottenere una ricevuta di avvenuta consegna, che equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo posta. Pertanto, la trasmissione è valida a tutti gli effetti di legge ed è opponibile ai terzi in caso di contenzioso.

L’Edi (Electronic Data Interchange) rappresenta una modalità di trasmissione delle fatture, in formato elettronico strutturato, che consente, sia al mittente che al destinatario, una gestione completamente automatizzata dei documenti. Ad esempio, una fattura elettronica può essere, in maniera del tutto automatica, caricata nella contabilità del sistema gestionale del destinatario, ottimizzando tempi e risorse.



La possibile soluzione
In considerazione del fatto che le disposizioni normative coinvolgeranno anche piccole strutture che potrebbero non avere dei sistemi informativi avanzati, la soluzione Edi, a mio parere, pur essendo la più efficiente dal punto di vista operativo, risulta difficilmente implementabile, almeno nella prima fase del progetto. La soluzione più semplice ed economica sarebbe quella di adottare il formato pdf come standard per la redazione delle fatture e la Pec per la loro trasmissione. Così facendo, visto che ormai tutti i programmi gestionali generano le fatture in formato pdf, si riuscirebbe ad attivare il sistema senza penalizzare le piccole realtà. Dal punto di vista operativo, come illustrato in figura 1, bisognerà generare le fatture elettroniche nel rispetto della normativa fiscale.

Il ricorso all'outsourcing
Per le aziende che non riuscissero ad adeguare i propri sistemi informativi per l'emissione di documenti in formato elettronico, la soluzione più semplice è quella di esternalizzare i processi ricorrendo all’outsourcing. Il legislatore ha previsto, nell’articolo 21 del Dpr 633/72, la possibilità per il cedente o prestatore, di far emettere la fattura dal cessionario o dal committente, oppure da un soggetto terzo detto outsourcer. In questi casi, la fattura dovrà contenere l’indicazione che la stessa è stata compilata dal cliente, ovvero per conto del cedente o prestatore, da un terzo (comma 2, lettera h).

Conservazione delle fatture elettroniche
La norma non vincola solo gli operatori per quanto concerne le modalità di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche, ma riguarda anche la loro conservazione. Pertanto, le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma (articoli 39 del Dpr 633/72 e 3 del Dm 23 gennaio 2004). Il processo di conservazione deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale, apponendo, sull'insieme dei documenti o sull’impronta informatica degli stessi, la firma digitale e la marca temporale da parte del responsabile della conservazione (Figura 3).



Blocco dei pagamenti
Grazie alla gestione elettronica delle fatture tramite il Sistema di interscambio, sarà più facile bloccare i pagamenti nei confronti degli operatori che, inviata una fattura elettronica, risultassero debitori di imposta nei confronti dell’Erario, come disposto dall’articolo 48-bis del Dpr 602/73. A riguardo, si evidenzia che le amministrazioni pubbliche, prima di effettuare pagamenti di importo superiore a 10mila euro, devono verificare, utilizzando anche i canali telematici, se il beneficiario è in regola con i propri versamenti e, in caso contrario, bloccarne il pagamento.

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