Scaffali liberi dai libri contabili

Con la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 arrivano i chiarimenti dall’Agenzia delle entrate sulla tenuta dei documenti su supporto informatico, come previsto dal decreto ministeriale del 23 gennaio 2004. La circolare, illustra “le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.

Il documento di prassi fornisce indicazioni, per citare le principali, sui documenti rientranti nella disciplina del Dm, o meglio, sulla differenza tra documenti informatici e documenti analogici, sulle modalità e termini di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico, sull’imposta di bollo da applicare e sulle norme sanzionatorie delle violazioni inerenti il trattamento dei dati informatizzati.

E’ opportuno sottolineare innanzitutto la differenza tra “documento informatico” e “documento analogico” (volendo essere più precisi, il Dm distingue tra documento “originale unico”, “non unico” e “copia”), con il primo che è sostanzialmente un documento immateriale, mentre il secondo è un documento materiale che solo successivamente viene “informatizzato”. Il decreto, inoltre, si applica a ogni documento rilevante ai fini tributari, a eccezione delle disposizioni inerenti il settore doganale, alle accise e alle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane.

Tra i documenti trattabili, a titolo esemplificativo, rientrano le scritture, i libri e i registri elencati dal Dpr n. 600 del 1973 e dal Dpr n. 633 del 1972 (quali libro giornale e libro degli inventari), le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, le scritture ausiliarie di magazzino, il registro dei beni ammortizzabili, il bilancio d’esercizio, i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, le dichiarazioni fiscali, i modelli di pagamento F23 e F24.

La rilevanza fiscale di un documento non implica automaticamente la possibilità per lo stesso di essere “informatizzato”; infatti, non è ammissibile, ad esempio, per la ricevuta o lo scontrino fiscale, perché, come si legge nella circolare, tali documenti devono essere emessi in duplice esemplare su appositi bollettari a ricalco “madre” e “figlia” o tramite apparecchi misuratori fiscali.

Di particolare importanza è il punto 5.1 della circolare, che, nel trattare le caratteristiche del processo di memorizzazione dei documenti informatici e analogici, fissa alcune regole comuni, come quella della memorizzazione attraverso la trasposizione su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo, il rispetto dell’ordine cronologico, senza soluzione di continuità, per ciascun periodo di imposta, e la possibilità di consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici.

La procedura di conservazione - altro punto saliente del documento di prassi - termina con l’apposizione, da parte del responsabile della conservazione, della firma elettronica qualificata e della “marca temporale” sull’insieme dei documenti “ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi” (articolo 3, comma 2 del decreto).

Il punto 10 della circolare stabilisce che, ai sensi dell’articolo 5 del decreto, entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’Irap e all’Iva, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione debba trasmettere per via telematica all’Agenzia delle entrate una comunicazione contenente l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. A tale adempimento il contribuente, per il momento, non è tenuto, in quanto è in corso di emanazione un provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate, che approvi le specifiche tecniche necessarie per la trasmissione telematica in oggetto.

Per quanto riguarda l’imposta di bollo, l’articolo 7 del decreto ministeriale fissa una diversa modalità di determinazione dell’imposta per i libri di cui al primo comma dell’articolo 2214 cc, ossia per il libro giornale e il libro inventari, stabilendo che essa è dovuta nella misura di 14,62 euro per ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse. Per gli altri documenti valgono le disposizioni della tariffa allegata al Dpr n. 642/1972.
Per corrispondere l’imposta, per il versamento della quale occorre utilizzare il modello F23, codice tributo 458T, l’interessato deve presentare una comunicazione all’ufficio dell’Entrate, contenente il numero presuntivo degli atti, documenti e registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, l’imposta dovuta su ogni singolo documento, l’importo globale dell’imposta relativo a ogni articolo della tariffa, la somma complessivamente dovuta e gli estremi del pagamento.
Lo stesso interessato, poi, entro la fine del mese di gennaio dell’anno successivo, presenta una comunicazione contenente l’indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente, e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta, oppure la richiesta di rimborso o di compensazione.

Occorre trattare, infine, della violazione degli obblighi di conservazione, in quanto la circolare stabilisce che, qualora il processo di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie non venga effettuato conformemente a quanto indicato nel decreto, in linea di principio, detti documenti non sono più validamente opponibili all’Amministrazione finanziaria.
Si precisa, inoltre, che, sia in materia di imposte dirette che di Iva, nel caso di irregolarità formali commesse in sede di conservazione dei documenti informatici, tali da rendere gli stessi inattendibili, l’Amministrazione finanziaria può procedere ad accertamento induttivo fatta salva, sussistendone i presupposti, la possibilità di applicare le sanzioni amministrative e penali sancite dalle norme di legge.