Uno dei principali obiettivi della proposta modificata consiste nel rafforzare ulteriormente i diritti procedurali delle persone interessate dalle indagini dell'ufficio con disposizioni chiare e trasparenti da applicare a tutte le indagini, sia interne che esterne, condotte dall'ufficio. Tali garanzie rispettano i diritti fondamentali riconosciuti in particolare dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione.
La proposta prevede diritti procedurali comuni tanto per le indagini interne quanto per quelle esterne (diritto della persona interessata da un'indagine di presentare le proprie osservazioni prima che siano tratte conclusioni che facciano riferimento nominativamente ad essa, diritto di ricevere una sintesi dei fatti oggetto dell'indagine e di essere invitata a formulare osservazioni al riguardo; diritto dell'interessato di essere assistito da una persona di sua scelta durante un'audizione, diritto di esprimersi nella lingua ufficiale dell'Unione europea di sua scelta; applicazione del principio nemo tenetur se detegere a chiunque sia interessato da un'indagine).
I limiti delle garanzie procedurali
Le indagini debbono essere svolte in modo obiettivo e imparziale, nel rispetto del principio della presunzione d'innocenza e di tassative garanzie procedurali che trovano applicazione sempre nei limiti previsti da:
a) Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea;
b) protocollo sui privilegi e le immunità dell'Unione europea;
c) statuto dei deputati al Parlamento europeo
Il rispetto dei termini
Va considerato, preliminarmente, che l'invito a un colloquio, con un testimone o con una persona interessata, deve essere inviato con un preavviso di dieci giorni lavorativi; tale termine può essere ridotto con il consenso espresso della persona invitata al colloquio o per ragioni debitamente motivate dall'urgenza dell'indagine. L'invito a formulare le proprie osservazioni deve essere trasmesso alla persona interessata che sottopone le proprie osservazioni a una sintesi dei fatti. Qualsiasi persona interessata ha il diritto di esprimersi in una lingua ufficiale dell'Unione di sua scelta; i funzionari o agenti dell'Unione possono tuttavia essere invitati a esprimersi in una lingua ufficiale dell'Unione di cui abbiano una conoscenza approfondita. Alla persona interessata si applica il principio nemo tenetur se detegere.
La riservatezza e le procedure d'indagine
L'Ufficio redige un resoconto del colloquio e consente alla persona sentita di consultarlo affinché questa possa approvarlo o aggiungere osservazioni. Copia del resoconto viene consegnata alla persona sentita. Tali regole non si applicano alla raccolta di dichiarazioni nell'ambito di controlli in loco.
Non appena emerga da un'indagine che essa può interessare un membro o un membro del personale di un'istituzione, di un organo o di un organismo, l'interessato ne è informato, sempre che ciò non comprometta lo svolgimento dell'indagine.
Non possono essere tratte, al termine di un'indagine, conclusioni che facciano riferimento nominativamente a una persona interessata se ad essa non è stata data la possibilità di presentare le proprie osservazioni, per iscritto o durante un colloquio con il personale designato dall'Ufficio, sui fatti che la riguardano e se non le sono state fornite le informazioni di cui agli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 45/2001. Nei casi in cui occorra garantire la riservatezza dell'indagine e che comportino il ricorso a procedure d'indagine che rientrano nelle competenze di un'autorità giudiziaria nazionale, il direttore generale può decidere di differire l'esecuzione dell'obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni. Nel caso di un'indagine interna, il direttore generale può adottare tale decisione di concerto con l'istituzione, l'organo o l'organismo di appartenenza della persona interessata. Se l'istituzione, l'organo o l'organismo non risponde entro un mese, si ritiene abbia dato il proprio consenso.
La protezione dei dati
Quanto al diritto fondamentale alla protezione dei dati personali, quale riconosciuto dall'articolo 8 della Carta e dall'articolo 16 del TFUE, la proposta modificata prevede chiarimenti e disposizioni più dettagliate per l'applicazione dei principi del regolamento (CE) n. 45/200110, segnatamente l'obbligo per l'Olaf di nominare un responsabile della protezione dei dati.
Nella comunicazione al pubblico, l'Ufficio deve salvaguardare la riservatezza delle indagini e la presunzione di innocenza e dovrebbe agire sempre con prudenza e imparzialità.
Il rispetto dei diritti fondamentali delle persone interessate da indagini dovrebbe essere costantemente garantito, in particolare quando siano comunicate informazioni sulle indagini in corso. La comunicazione di informazioni relative alle indagini dell'Ufficio al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, in modo bilaterale o nell'ambito di uno scambio di opinioni, dovrebbe essere effettuata nel rispetto della riservatezza delle indagini, dei diritti legittimi delle persone interessate e, se del caso, delle disposizioni nazionali applicabili ai procedimenti giudiziari. Le informazioni fornite od ottenute nel corso delle indagini dovrebbero essere trattate in conformità della normativa dell'Unione sulla protezione dei dati. Lo scambio di informazioni dovrebbe essere disciplinato dai principi della proporzionalità e della necessità di sapere.
Il diritto di accesso
Per quanto riguarda l'accesso dell'Ufficio alle informazioni in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi (articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999) l'Ufficio continua ad avere accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione pertinente in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell'Unione europea in relazione ai fatti oggetto dell'indagine, fatte salve le deroghe previste dalla base giuridica che istituisce Europol.
Al momento fatte salve le norme sulla trasparenza dell'amministrazione pubblica europea, in particolare il diritto a richiedere la divulgazione pubblica di documenti (regolamento (CE) n. 1049/2001) e le norme sulla protezione dei dati personali (regolamento (CE) n. 45/2001) nel corso delle attività operative dell'Olaf la persona indagata (o il suo consulente legale) non gode del diritto specifico di accedere direttamente ai fascicoli d'indagine dell'Ufficio. L'accesso ai fascicoli dell'Olaf può avvenire in modo indiretto durante i procedimenti di seguito condotti dalle autorità nazionali o comunitarie, tramite queste autorità, conformemente alle norme procedurali applicabili. Ciò può verificarsi, ad esempio, nel quadro dei procedimenti o delle sanzioni disciplinari dinanzi a un altro organo comunitario o di procedimenti giudiziari o amministrativi nazionali.
Ogni cittadino o persona giuridica dell'UE, registrati nell'Unione europea, può richiedere la pubblica divulgazione di un documento prodotto da o in possesso dell'Olaf, in conformità al regolamento (CE) n. 1049/2001. La natura specifica di tale divulgazione prevede che il documento, una volta divulgato, sia fornito nella stessa forma a chiunque, ed eventualmente, sia pubblicato su internet. Di conseguenza, questa divulgazione non va confusa con l'accesso a un fascicolo da parte di una persona indagata. Quando si fornisce l'accesso a un documento a chi ne fa richiesta, l'investigatore o qualsiasi altro membro del personale non può divulgare informazioni che non possono essere rivelate al pubblico.
In seguito all'entrata in vigore del trattato di Lisbona, che estende l'applicazione dell'articolo 325 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea alla Comunità europea dell'energia atomica (Euratom), le norme che disciplinano le indagini svolte dall'Ufficio per quanto riguarda l'Unione dovrebbero essere applicate anche riguardo all'Euratom. Occorre pertanto abrogare il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (Olaf).
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