Registri su sistemi meccanografici:
in caso di verifica, necessaria la stampa

La Corte di cassazione, con l’ordinanza n. 16253 del 18 giugno 2019, ha chiarito alcuni rilevanti profili in tema di modalità di verifica nei confronti di soggetti che si avvalgono di sistemi meccanografici.
Nel caso concreto, l'Agenzia delle entrate proponeva ricorso per cassazione avverso la sentenza della Commissione tributaria regionale dell'Abruzzo, che ne aveva rigettato l'appello confermando l'annullamento dell'atto di contestazione, con cui erano state irrogate sanzioni per mancata registrazione nel registro Iva di fatture emesse.
Il giudice d’appello aveva, in particolare, rilevato che i dati relativi a tali operazioni erano memorizzati su appositi supporti informatici e che, pur non essendo gli stessi presenti in sede in occasione della verifica fiscale, la contribuente si era comunque resa disponibile a stamparli presso altra sede, con la conseguenza che, secondo la Ctr, le irregolarità rivestivano solo carattere formale.

L’Agenzia, nell’impugnare la sentenza in Cassazione, deduceva la violazione e falsa applicazione degli articoli 10, 23, 35 e 52, quinto comma, del Dpr n. 633/1972, nonché l'omessa e insufficiente motivazione su fatti controversi e decisivi per il giudizio.
L’Amministrazione evidenziava in proposito che, all'atto dell'accesso, a seguito di richiesta finalizzata ad accertare la trascrizione su supporto magnetico delle operazioni attive e a visionare i dati memorizzati sul computer, la contribuente aveva dichiarato di essere impossibilitata a farlo, in quanto l'elaborazione dei dati relativi alle scritture contabili avveniva a Roma e non già nella sede legale della società, sita a L'Aquila, dove l'accesso era stato eseguito, senza però che la tenuta delle scritture contabili in tale diverso luogo fosse stata previamente comunicata all'ufficio, ovvero fosse accompagnata dall'attestazione del terzo depositario, ai sensi dell'articolo 35, decimo comma, del Dpr n. 633/1972.
Aggiungeva inoltre l’Agenzia che la tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici poteva considerarsi regolare, in difetto di tempestiva trascrizione su supporti cartacei dei dati relativi all'esercizio corrente, solo qualora, in sede di controllo e ispezione, gli stessi risultassero aggiornati sugli appositi supporti magnetici e venissero stampati contestualmente alla richiesta dei verificatori.
Secondo la suprema Corte il ricorso era fondato.

Evidenziano, infatti, i giudici di legittimità che la decisione del giudice d’appello, il quale, come visto, aveva ritenuto che la condotta della contribuente fosse esente da censure e che il mancato, tempestivo, accesso dei verbalizzanti presso il luogo dove erano effettivamente tenuti i registri non potesse essere imputabile alla parte, non era corretta.
Osserva, in particolare, la Cassazione che l'articolo 7, comma 4-ter, del Dl n. 357/1994, stabilisce che “a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio corrente allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.

Successive disposizioni legislative hanno poi esteso la regolarità della tenuta del registro contabile, pur in assenza di trascrizione su supporto cartaceo, ma comunque in presenza dei medesimi presupposti (aggiornamento su appositi supporti magnetici e stampa contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza), dapprima, ai dati relativi all'esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali (articolo 3, legge n. 34272000), e quindi, ai dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi (articolo 1, legge n. 244/2007).
Tali disposizioni, peraltro, rileva la Corte, hanno efficacia retroattiva nei limiti in cui escludono l'applicazione di sanzioni previste per il mancato adempimento di obblighi formali (di registrazione cartacea), assorbiti, nel rispetto dei presupposti e dei limiti indicati, dalla equipollenza delle registrazioni meccanografiche (cfr Cassazione nn. 28557/2017 e 26177/2011).
Pertanto, concludono i giudici, il principio dell’equipollenza delle registrazioni meccanografiche a quelle cartacee postula necessariamente la stampa contestuale alla richiesta e in presenza dei verificatori.

Sotto altro aspetto, evidenzia ancora la Corte di cassazione, l'articolo 35, del Dpr n. 633/1972 prevede poi che nella dichiarazione di inizio attività dei soggetti che intraprendono l'esercizio di un'impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, sia indicato, tra gli altri elementi, il luogo, o i luoghi, in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti, laddove il successivo articolo 52, comma 10, consente al contribuente di dichiarare, in sede di accesso, che le scritture contabili si trovano presso altri soggetti, previa relativa specifica attestazione da parte di questi ultimi.
Ma, nel caso in esame, non vi era evidenza dell'esistenza di una tale attestazione e l’omissione nell'esibizione delle scritture contabili richieste assumeva quindi rilevanza sostanziale (e non solo formale), incidendo sulle attività di verifica, in relazione all'impossibilità di effettuare, con la dovuta immediatezza, i controlli della contabilità della contribuente e al venir meno dell'effetto di “congelamento” dei dati alla data dell'accesso.

Tanto premesso, in ordine al caso in giudizio, in termini più generali, giova anche evidenziare che il comma 9 dell’articolo 52, del Dpr n. 633/1972, in deroga alle disposizioni del precedente comma 7, consente agli operatori dell’Amministrazione, che procedono all’accesso nei locali di soggetti che si avvalgono di sistemi meccanografici, elettronici e simili, di provvedere all’elaborazione dei supporti fuori dai locali del contribuente, qualora lo stesso non permetta l’utilizzo dei propri impianti e del proprio personale.
I funzionari dell’Agenzia potranno dunque, in tali casi, riversare i dati presenti nell’elaboratore su supporti appositamente predisposti, nonché acquisire quelli contenenti copie di sicurezza degli stessi dati, stampando quelli ritenuti più interessanti, con apposizione della firma dei verificatori, oltre che della data della stampa.
Tutto questo a conferma che, come giustamente evidenzia anche la pronuncia in commento, l’acquisizione (e la conservazione) di tali dati, registrati con le suddette modalità, deve rispondere a precise regole, che ne garantiscano l’attendibilità e dunque anche l’utilizzabilità ai fini processuali.