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Normativa e prassi

Caf, via libera alla conservazione in formato magnetico

Per l'archiviazione la dichiarazione è un documento come tutti gli altri

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Possibilità di conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni inviate telematicamente; specifiche tecniche della trasmissione; corretto assolvimento dell'obbligo di conservazione dei documenti e termini temporali del relativo processo; intervalli validi per l'invio dell'impronta dell'archivio informatico all'agenzia delle entrate. Sollecitata da un Caf, l'agenzia delle Entrate illustra le modalità da adottare laddove, con il passare degli anni, diventi più gravoso il compito di archiviazione per gli intermediari.

Entrando nel merito delle specifiche richieste, potremmo sintetizzare la risoluzione n. 298/E prendendo in esame i quattro punti fondamentali delle conclusioni alle quali giunge l'agenzia delle Entrate.

Elaborazione della dichiarazione e obbligo di conservazione
I contribuenti e i sostituti di imposta che decidono di presentare la dichiarazione telematicamente, attraverso un intermediario, devono conservare la copia, adeguatamente firmata, della dichiarazione presentata; i soggetti incaricati della trasmissione conservano, come per entrambi i casi specifica il Dpr 322/1998, anche su supporti informatici copia delle dichiarazioni trasmesse. Partendo da tale norma, si deduce che la firma da parte del contribuente è da apporre in maniera obbligatoria sui modelli che devono essere conservati dal contribuente stesso e dal sostituto di imposta, mentre la copia informatica conservata dal Caf può anche non riprodurre la firma.

Invio telematico delle dichiarazione elaborata
La scelta del formato del file (pdf o altri) per l'obbligo della spedizione di copia della dichiarazione, non è soggetta a limitazione da parte dell'Amministrazione, sempre che siano perfettamente coincidenti il contenuto della copia sia con l'originale conservato dal contribuente, sia con la copia trasmessa all'agenzia delle Entrate.

Processo di conservazione
Data per scontata la natura di "documento informatico" della copia della dichiarazione mantenuta su supporti informatici, per quanto riguarda gli obblighi di conservazione si fa riferimento alla circolare 36/2006: "i libri e i registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dell'IVA, formati su supporti informatici, dovranno soddisfare il requisito della staticità e della immodificabilità entro la data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali relative ai dati di periodo così registrati". L'agenzia delle Entrate è dell'avviso che le conclusioni valide per i libri e i registri obbligatori possono intendersi valide per tutti i documenti diversi dalle fatture, che invece devono essere conservate con cadenza quindicinale; perciò, anche per le copie delle dichiarazioni conservate dai Caf. In breve, l'intermediario che elabora e trasmette la dichiarazione di un contribuente per l'anno 2007, effettua la conservazione con criteri di "staticità ed immodificabilità" della dichiarazione stessa entro il 31 luglio 2008, termine ultimo valido per la presentazione della propria dichiarazione dei redditi.

Invio dell'impronta dell'archivio
Come per l'esempio precedente, considerando le dichiarazioni presentate dai contribuenti nel corso dell'anno 2007, il processo di conservazione e l'invio dell'impronta (sequenza di bit di lunghezza predefinita, generata mediante l'applicazione di una funzione matematica) di tali liste di documenti deve essere effettuato entro il mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione propria del Caf.
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