Cartaceo nel cestino, se il digitale
fornisce le adeguate garanzie

Con la risposta n. 403 del 9 ottobre 2019 l’Agenzia chiarisce i dubbi con cui l’istante chiede conferma sulla correttezza della procedura utilizzata ai fini della dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei giustificativi relativi alle missioni e alle trasferte dei dipendenti di tutte le società del gruppo.
L‘impresa precisa che la gestione della conservazione è affidata a terzi, che curano l’archiviazione, l’indicizzazione, la firma digitale e l’apposizione della marca temporale, rendendo disponibili in tempo reale tutti i documenti conservati e garantendone l’autenticità, l’immodificabilità, la conservazione, la leggibilità e la sicurezza nel tempo.
In estrema sintesi, il contribuente chiede se le note spese e i giustificati così creati e conservati siano idonei a garantire gli obblighi documentali (contabili e fiscali) richiesti dalle disposizioni relative alla certificazione del reddito di lavoro dipendente e per la documentazione dei costi relativi alla determinazione del reddito d'impresa. Chiede conferma, inoltre, che le note spese, inserite nel sistema informativo dal dipendente, possano essere considerate un documento digitale ed essere conservate come tale.  
Altro dubbio espresso riguarda la natura dei giustificativi quali documenti “originali non unici” in quanto in possesso anche del cedente o prestatore e rappresentando voci fondamentali per certificare i costi deducibili dal reddito dell’impresa e ai fini della determinazione dell’imponibile del dipendente.
L'istante, infine, vuole sapere se il caricamento a sistema dei giustificativi di spesa sia idoneo a garantirne l'archiviazione e se, completato il processo di conservazione, sia possibile procedere alla distruzione dei documenti cartacei.

L’Agenzia, dopo aver descritto le modalità operative adottate dal contribuente, ricorda che il documento fiscale analogico, per essere dematerializzato e poi distrutto, deve avere nella sua veste digitale, le caratteristiche che ne garantiscono l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità (articolo 2 Dm 17 giugno 2014, articolo 3 Dpcm 13 novembre 2014 e articolo 3 Dpcm 3 dicembre 2013): di conseguenza, se il sistema operativo utilizzato dall’impresa assicura tali condizioni le note spese e i relativi giustificativi oggetto dell’interpello possono essere legittimamente distrutti. In tale circostanza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici.
Inoltre, riguardo al quesito sull’unicità dei giustificativi, questi devono essere considerati “documenti unici” e qualora emessi da operatori economici extra Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, valgono le precisazioni fornite in materia di dematerializzazione e conservazione con la risoluzione n. 96/2017 (vedi articolo “Note spese e giustificativi: le regole di gestione documentale”).
Naturalmente i giustificativi di spesa – parte integrante delle note cui si riferiscono, correttamente dematerializzati e conservati, possono essere dedotti soltanto nel caso in cui rispettino i requisiti di inerenza, competenza e congruità rispetto all’attività dell’impresa.

In relazione alla natura della nota spese caricata a sistema, la sua riconducibilità al documento informatico rilevante ai fini tributari è subordinata al rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità e di conseguenza anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte - deducibilità in capo al datore di lavoro istante, non imponibilità in capo al dipendente – è subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica, ai sensi dell’articolo 1 del Dm 14 giugno 2014.

Riguardo la modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, diversamente da quanto previsto per le fatture elettroniche, chiarisce poi l’Agenzia, è opzionale e non obbligatoria la conservazione digitale delle note spese e degli altri documenti di rilevanza fiscale generati su documento informatico ovvero di materializzarli e conservarli su supporto analogico.
In conclusione, la risposta specifica che il documento analogico può essere distrutto soltanto una volta perfezionato il processo di conservazione, secondo in criteri stabiliti dall’articolo 4 del Dm 17 giugno 2014.