Conservazione sostitutiva: rivisti i termini per trasmettere l'impronta

L'impronta dell'archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari potrà essere trasmessa all'agenzia delle Entrate entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, Irap e Iva (fissata al 30 settembre per gli esercizi "solari"). A stabilirlo il decreto 6 marzo 2009 del ministero dell'Economia e delle Finanze, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 6 aprile.

Il quadro normativo di riferimento
La prima disposizione sulla possibilità di conservare le scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari con modalità alternative a quelle cartacee, è contenuta nell'articolo 7, comma 2, del decreto legge 357/1994: "Le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. La conservazione su supporti di immagini è effettuata secondo le modalità determinate con decreto del Ministro delle finanze".

Con la legge 489/1994, il comma viene soppresso e sostituito dal comma 4-ter: "A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio corrente allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza".

Successivamente, con la legge 342/2000, viene precisato che i registri contabili possono essere tenuti con sistemi meccanografici entro i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

Occorre ricordare che la portata innovativa dell'articolo 7 non trovò immediata applicazione in quanto subordinata all'emanazione di un decreto ministeriale (avvenuta il 23 gennaio 2004).
Tale decreto, al comma 1 dell'articolo 5, dispone che, entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni annuali, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione (ove designato) trasmetta all'agenzia delle Entrate l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione.
L'ultima modifica è stata apportata dalla legge 244/2007 (Finanziaria 2008), che posticipa i termini di tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici di tre mesi rispetto al termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

La novità del Dm 6 marzo 2009
In vista dell'emanazione del provvedimento che disciplina le modalità di invio dell'impronta dell'archivio informatico all'Agenzia delle entrate, è stato modificato l'articolo 5, comma 1, del Dm 23 gennaio 2004.
È ora previsto che la "trasmissione dell'impronta dell'archivio informatico" oggetto di conservazione potrà avvenire entro il "quarto mese successivo" alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni annuali.