Dichiarazioni, conservazione a colpi di byte

La carta va in soffitta anche per i commercialisti e gli esperti contabili. Come tutti gli incaricati della trasmissione telematica delle dichiarazioni, anche questi professionisti hanno infatti la possibilità di conservare su supporto digitale le copie dei documenti trasmessi all’amministrazione finanziaria senza riprodurre la sottoscrizione del contribuente. È questo, in sintesi, il contenuto della risoluzione n. 354/E, con cui l’agenzia delle Entrate si sofferma sulle modalità di conservazione della documentazione informatica ai fini fiscali. Più precisamente, mentre le copie conservate dai contribuenti e dai sostituti d’imposta devono obbligatoriamente riprodurre la sottoscrizione delle dichiarazioni, quelle custodite in formato elettronico dagli intermediari incaricati della trasmissione possono anche esserne prive.

Con queste considerazioni le Entrate rispondono a una istanza di interpello presentata da un’associazione professionale di commercialisti e avvocati che si offre servizi di consulenza economica, giuridica, fiscale e legale. Nell’ambito di questa attività lo studio, incaricato a trasmettere dichiarazioni, dichiara di effettuare nel corso dell’anno numerosi invii di documenti telematici, dalle dichiarazioni dei redditi alla modulistica Iva, dai modelli di pagamento agli elenchi clienti/fornitori. Una mole di materiale che mal si concilia con l’obbligo di conservazione delle copie cartacee della documentazione tributaria. Per ottimizzare il proprio lavoro l’interpellante, equiparato ai Caf per la presentazione delle dichiarazioni in via telematica, vorrebbe sostituire gli archivi di carta con file memorizzati esclusivamente sul pc e non stampati. A patto, ovviamente, che ogni file contenga una copia della dichiarazione inviata e che questa sia identica all’originale consegnato al contribuente e al documento inviato all’amministrazione finanziaria. L’autore dell’interpello chiede, in seconda battuta, se sia possibile conservare la copia della dichiarazione inviata anche senza riportare la sottoscrizione del contribuente. Questa sostituirebbe, nelle intenzioni dell’intermediario, l’originale sottoscritto e conservato dal contribuente e dal sostituto d’imposta. L’archiviazione a colpi di byte dovrebbe, inoltre, essere possibile, a giudizio dell’interpellante, per qualsiasi tipo di adempimento fiscale, e non solo per le dichiarazioni trasmesse telematicamente.

Nel fornire il suo parere l’Agenzia sottolinea la differenza fra gli obblighi di conservazione della documentazione fiscale che devono essere rispettati dalla generalità dei contribuenti e dai sostituti e quelli che riguardano invece i soggetti incaricati della trasmissione. I primi, una volta inviata la dichiarazione per via telematica, devono conservarla debitamente sottoscritta, mentre i secondo possono anche fare a meno della sottoscrizione, limitandosi ad archiviarne una copia su supporto informatico. L’unica condizione è che questa sia riproducibile in qualsiasi momento su modello conforme e presentabile a richiesta degli uffici finanziari.