Dichiarazioni fiscali: precisazioni
sulla procedura di conservazione

La sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente e del sostituto d’imposta è un elemento essenziale del modello, che deve essere conservato da entrambi i soggetti. L’incaricato alla trasmissione, invece, deve conservare la “copia” della dichiarazione trasmessa al posto dell’“originale” sottoscritto e conservato dal contribuente e sostituto d’imposta. Questo è uno dei chiarimenti forniti dall’Agenzia con la risposta n 518 del 12 dicembre 2019.

La domanda
La richiesta di chiarimenti arriva da un intermediario abilitato alla presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali, in base all’articolo 3 del Dpr n. 322/1998, in relazione a una procedura che intende seguire.
Una volta trasmessa la dichiarazione, un suo socio firma digitalmente il relativo file, il quale viene conservato dallo stesso istante e messo a disposizione del cliente su una piattaforma internet. Accedendo ad un’area riservata della piattaforma, il cliente può scaricare, sottoscrivere e conservare la dichiarazione.
In alternativa a questa procedura, l’intermediario invia il file della dichiarazione firmato digitalmente e le ricevuta di ricezione per posta elettronica, certificata o ordinaria.
L’istante vuole sapere se tale iter, del quale, tra l’altro, richiama il rispetto degli obblighi di conservazione sia da parte sua sia da parte dei clienti, si ponga in linea con le vigenti disposizioni di legge.

La risposta dell’Agenzia
Nell’esaminare la richiesta del contribuente l’Agenzia ricorda che ai sensi dell’articolo 3, comma 6, secondo periodo del Dpr n. 322/1998 “I soggetti di cui ai commi 2-bis e 3 rilasciano al contribuente o al sostituto di imposta, anche se non richiesto, l'impegno a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle entrate i dati contenuti nella dichiarazione, contestualmente alla ricezione della stessa o dell'assunzione dell'incarico per la sua predisposizione nonché, entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1 e copia della comunicazione dell'Agenzia delle entrate di ricezione della dichiarazione”.
Proseguendo, il comma 6-bis stabilisce che, una volta ricevuto l’incarico per la predisposizione di più dichiarazioni o comunicazioni, l’intermediario rilascia al contribuente “l'impegno cumulativo a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle entrate i dati contenuti nelle dichiarazioni o comunicazioni […]. L'impegno si intende conferito per la durata indicata nell'impegno stesso o nel mandato professionale e, comunque, fino al 31 dicembre del terzo anno successivo a quello in cui è stato rilasciato, salva revoca espressa da parte del contribuente o del sostituto d'imposta”.
L’Agenzia ricorda, inoltre, che le istruzioni alla compilazione dei modelli dichiarativi prevedono la sottoscrizione da parte dell'intermediario del riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio delle dichiarazioni.
Tale sottoscrizione precede l'invio telematico e non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione.
La dichiarazione inviata va sottoscritta solamente dal contribuente e/o sostituto d’imposta e non dall’intermediario.

Sempre la norma ci dice, al comma 9-bis, che “I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1”
Al riguardo l’Agenzia con la risoluzione n. 298/2007 ha precisato, e ribadito poi con le risoluzioni n. 354/2008 e 194/2009, che la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente e del sostituto d’imposta è un elemento essenziale del modello da conservare, mentre l’incaricato alla trasmissione deve conservare la “copia” della dichiarazione trasmessa al posto dell’“originale” sottoscritto e conservato dal contribuente e sostituto d’imposta.

Completato il quadro normativo e di prassi, i funzionari delle Entrate ritengono che la dichiarazione, trasmessa telematicamente all'Agenzia dall'istante, possa essere messa a disposizione del contribuente su una piattaforma internet o inviata al suo indirizzo di posta elettronica, ordinaria ovvero certificata, previa "specifica richiesta" sottoscritta dal contribuente medesimo e ricordano che con la risposta all’interpello n. 97/2018 l’Agenzia si era già espressa in senso positivo sulla possibilità della messa a disposizione della copia della dichiarazione su una piattaforma internet.
Inoltre, la scelta tra l’invio per posta elettronica ordinaria o certificata può essere lasciata alla libera determinazione delle parti.
Una volta ricevuta la dichiarazione il contribuente può decidere se stamparla, firmarla e conservarla su supporto analogico o conservarla anche in modalità elettronica senza applicare le regole specifiche del Codice dell’amministrazione digitale, ma deve, in ogni caso, esibirla esclusivamente su supporto analogico con sottoscrizione autografa.

Infine, nel caso in cui il contribuente voglia conservare le dichiarazioni esclusivamente in formato digitale, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, deve effettuare la loro formazione e conservazione nel rispetto delle regole che assicurano i requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità dell’atto, requisiti garantiti dalla firma digitale o da un altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, apposta dal contribuente stesso.