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Normativa e prassi

Fatture in contabilità elettronica, senza vincoli la durata dell’opzione

Possono essere memorizzate su qualunque supporto leggibile nel tempo purché sia assicurato l’ordine cronologico

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L'acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare in formato elettronico può avvenire tramite scansione: in questo caso, infatti, la condizione che sia garantita la fedele rappresentazione, è rispettata. Nessun vincolo temporale né specifiche regole per l'opzione e la revoca della conservazione sostitutiva. E', in estrema sintesi, il contenuto della risoluzione n. 196/E del 30 aprile con cui l'Agenzia fornisce dei chiarimenti sull'archiviazione automatizzata, a una società che intende avvalersi della conservazione di fatture e note di credito tramite supporto informatico, con conseguente eliminazione del cartaceo.

 

L'istante, in particolare, chiede se la procedura che intende seguire (invio ad un provider esterno dei file informato pdf, importazione dei file sulla piattaforma del provider esterno tramite upload e filgate, firma dei file presenti sul server del provider e memorizzazione dei file firmati in ordine cronologico su supporto idoneo a garantire la leggibilità nel tempo) è conforme alle norme vigenti. Chiede, inoltre, quali sono i tempi di acquisizione dell'immagine e se esiste un termine minimo di validità per l'opzione della contabilizzazione automatica e per la sua eventuale revoca.

L'Agenzia ritiene che la procedura seguita dall'istante sia corretta in quanto conforme alla normativa sulla conservazione elettronica dei documenti analogici (articolo 4 decreto del Ministro dell'Economia e delle finanze del 23 gennaio 2004).
In particolare, la memorizzazione dell'immagine può realizzarsi su un qualunque supporto che garantisca la leggibilità nel tempo "purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta" (articolo 3, comma 1, lettera d) articolo 4 del citato decreto).
Anche una recente risoluzione (158/E) ribadisce il concetto che l'unico vincolo è la fedeltà dell'immagine acquisita (che può avvenire attraverso lo spool di stampa) mentre non ci sarebbero regole specifiche sui criteri di acquisizione. Di conseguenza, la modalità prospettata dall'istante, cioè la scansione del documento, è conforme alla normativa vigente.

Per quanto riguarda il secondo quesito, l'Agenzia rinvia a un precedente documento di prassi in cui viene precisato che la conservazione elettronica dei documenti analogici, può essere effettuata in qualunque momento, previa memorizzazione dell'immagine (circolare 36/2006).

In relazione all'ultima domanda, la risoluzione precisa che non sono previsti specifichi obblighi sui termini minimi di validità dell'opzione per la conservazione sostitutiva e sulla eventuale revoca; quest'ultima non pregiudica la possibilità di ricorrere nuovamente all'archiviazione elettronica.
L'unico vincolo esistente è la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d'imposta (articolo 4, comma 2 del citato decreto).
 

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