Una società che esercita più attività gestite con contabilità separata, può emettere nei confronti del medesimo cliente sia fatture in formato analogico, da trasmettere e conservare nella medesima forma, annotandole in appositi registri sezionali, sia fatture elettroniche, da trasmettere e conservare elettronicamente, previa annotazione in sezionali distinti. È questa la precisazione che ha fornito l'agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 267/E del 27 settembre 2007, che aggiunge un nuovo chiarimento in merito alle modalità di gestione e conservazione della fattura elettronica dopo le modifiche apportate all'articolo 21 del Dpr 633/1972 a opera del Dlgs 52/2004.
La risoluzione approfondisce l'ipotesi in cui il soggetto emittente svolga attività diverse che, per legge o per opzione, sono gestite con contabilità separata, chiarendo se, in tale circostanza, sia possibile emettere nei confronti del medesimo cliente documenti di diversa forma (elettronica e analogica), da conservare sia in formato elettronico sia cartaceo.
In particolare, il dubbio sollevato dalla società istante - una multiutility nei settori dell'elettricità, dell'acqua, gas, teleriscaldamento, fognatura e depurazione, servizi cimiteriali e ambientali - nasce dall'esigenza di coordinare le indicazioni già fornite dall'Agenzia in merito all'emissione e conservazione della fattura elettronica e analogica (articoli 21 e 39 del Dpr 633/1972 e decreto ministeriale 23 gennaio 2004) con le disposizioni contenute nel decreto ministeriale 370/2000, che l'azienda è tenuta ad applicare.
L'agenzia delle entrate, infatti, nell'illustrare il processo di conservazione contenuto nel Dm del 2004, attraverso una lettura logico sistematica degli articoli 3 e 4, aveva già affermato la possibilità di limitare il processo di conservazione digitale anche solo ad alcune categorie di documenti (compresa la fattura) purché fosse rispettato l'obbligo contenuto nello stesso articolo 4 di assicurare "l'ordine cronologico delle registrazione" senza "soluzione di continuità per ogni periodo di imposta".
In altre parole, una volta scelta una determinata modalità di conservazione (analogica o elettronica) in relazione a un periodo d'imposta, la stessa doveva essere adottata per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria, nonostante la possibilità di ricorrere a una modalità alternativa di conservazione.
Con particolare riguardo alla fattura, l'Agenzia, attraverso diversi passaggi interpretativi (cfr circolari 45/2005 e 36/2006), era giunta alla conclusione che fosse possibile individuare quattro "macro-categorie" tra le quali suddividere i documenti emessi o ricevuti nello stesso periodo d'imposta, così distinte:
- fatture attive elettroniche
- fatture attive cartacee
- fatture passive elettroniche
- fatture passive cartacee
da numerare progressivamente con distinte serie numeriche in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta e annotare ciascuna in un apposito registro sezionale.
L'unica condizione posta dall'Agenzia era che per ciascun cliente o fornitore fosse adottata una sola modalità di conservazione dei documenti a essi relativi per ciascun periodo d'imposta. In altre parole, le fatture emesse nei confronti del cliente XY, una volta scelta la loro modalità di conservazione, avrebbero dovuto essere annotate tutte nel medesimo registro sezionale (elettronico o analogico). Ciò significava che, ai fini della conservazione, non avrebbe rilevato in quale formato la fattura fosse stata emessa.
Tale scelta, d'altronde, era coerente con la legge, che non impone un'unica forma di emissione dei documenti nei confronti dello stesso cliente ma richiede solo che vi sia una omogeneità di conservazione, con la conseguenza che il cliente potrebbe decidere di dare il consenso alla ricezione di solo alcune fatture elettroniche chiedendo l'invio tradizionale per le altre. In tale circostanza, quindi, l'emittente avrebbe comunque l'onere di riversare il documento in formato elettronico per consentire l'annotazione delle fatture nel medesimo sezionale e la loro conservazione omogenea.
Tutto ciò premesso, occorreva, tuttavia comprendere come le indicazioni sopra illustrate potevano essere rispettate da aziende che, come l'istante, applicando il Dm 370/2000, operano nel seguente modo:
- addebitano i corrispettivi mediante emissione di bollette in luogo delle fatture
- emettono le bollette-fatture in unico esemplare, sostituendo il secondo esemplare con le distinte meccanografiche di fatturazione, se utilizzano strumenti informatici o si avvalgono di centri di elaborazione dati gestiti da terzi
- liquidano trimestralmente l'Iva relativa alle operazioni di somministrazione di luce, acqua, gas ecc., senza applicazione d'interessi aggiuntivi
- annotano distintamente le operazioni o attività diverse da quelle di somministrazione e assolvono separatamente i connessi adempimenti Iva.
Con la risoluzione in commento, l'Agenzia conviene che, al verificarsi delle circostanze sopra descritte, i documenti emessi nei confronti del medesimo cliente per documentare attività tra loro distinte non potranno essere annotati "nel medesimo registro sezionale".
In conclusione, quando un soggetto svolge più attività gestite con contabilità separata è possibile emettere nei confronti del medesimo destinatario sia fatture in formato analogico riferite a un settore omogeneo di attività, da trasmettere attraverso i canali tradizionali, annotare in appositi registri sezionali e conservare in formato analogico (ad esempio, le bollette-fatture emesse per documentare i servizi di somministrazione), sia fatture elettroniche relative a diverso e altrettanto omogeneo settore di attività, da trasmettere elettronicamente o attraverso canali tradizionali, annotare in sezionali distinti e conservare in formato elettronico (ad esempio, le fatture emesse per documentare gli altri servizi).
In altre parole, un soggetto XY, destinatario di diversi tipi di prestazioni di servizi da parte del medesimo operatore, risulterà iscritto quale cliente sia nel sezionale fatture attive elettroniche sia nel sezionale fatture attive cartacee.
