I registri contabili in formato elettronico non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo esplicita richiesta in sede di accesso, ispezione o verifica, ed entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione nel rispetto delle norme relative alla conservazione digitale dei documenti
L’Agenzia delle entrate, con la risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022, sollecitata da alcune richieste di chiarimenti, torna a parlare della tenuta e conservazione delle scritture contabili in forma meccanizzata alla luce della procedura semplificata introdotta dall’articolo 12-octies del Dl n. 34/2019.
Il documento di prasi rimanda, innanzitutto, ai chiarimenti forniti in precedenza con le risposte n. 236/2021 (vedi articolo “Documenti fiscali informatici, distinte la tenuta e la conservazione”) e n. 346/2021 (vedi articolo “Scritture in modalità elettronica, il corretto assolvimento del Bollo”) confermando le precisazioni in esse contenute.
La procedura semplificata consente di dare un taglio netto alla documentazione in formato cartaceo dando il via alla “tenuta” dei registri e delle scritture contabili su qualsiasi supporto elettronico – secondo il codice dell’amministrazione digitale – limitandone la stampa soltanto in caso di accesso, verifica o ispezione e su richiesta degli organi di controllo (articolo 1, comma 4-quater, Dl n. 357/1994).
La modifica normativa non ha tuttavia toccato la “conservazione” delle stesse scritture informatiche, che resta soggetta alle regole stabilite dal Mef con il decreto del 17 giugno 2014. Caratteristiche essenziali dei documenti così conservati devono essere l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e leggibilità. Il sistema utilizzato deve rispettare le norme del codice civile e dell’amministrazione digitale e consentire specifiche funzioni di ricerca.
La procedura può considerarsi conclusa soltanto dopo l’apposizione di un riferimento temporale a opera di terzi sul pacchetto di archiviazione.
Il contribuente ha tre mesi di tempo dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo di riferimento per concludere il procedimento, i tre mesi diventano sei per l’anno 2019 come stabilito dall’articolo 5, comma 16, del decreto “Sostegni”.
In definitiva, delineata la cornice normativa, l’Agenzia precisa che la tenuta e la conservazione dei documenti fiscali, pur essendo collegati, restano concetti e adempimenti distinti e nel caso di registri tenuti in formato elettronico:
- ai fini della loro regolarità non ne è richiesta la stampa fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica
- entro lo stesso termine devono essere inoltre sottoposti a procedura di conservazione secondo le modalità sopra descritte se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, in caso contrario devono essere stampati.
