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Normativa e prassi

Sostituti d’imposta come i Caf buona la copia digitale senza firma

Possibile la conservazione informatica delle dichiarazioni da parte delle aziende che prestano assistenza fiscale

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Un’azienda di credito ha chiesto all’agenzia delle Entrate la possibilità di conservare le copie delle dichiarazioni dei redditi dei propri dipendenti su supporto informatico, senza la riproduzione della firma del contribuente.   Questo perché la norma prevede che le aziende, sia pubbliche che private, che prestano assistenza fiscale in qualità di sostituto d’imposta, e provvedono alla elaborazione e alla trasmissione telematica delle dichiarazioni ricevute, conservino copia cartacea sottoscritta delle dichiarazioni inviate.
Tra i motivi dell’interpello il fatto che l’archiviazione delle dichiarazioni richiede spazi non sempre facilmente reperibili. In particolare l’istante ha richiesto se fosse possibile, per le copie informatizzate, non riprodurre la sottoscrizione del contribuente, obbligatoria sull’originale consegnato, così come previsto per i Caf dalla risoluzione n. 298/2007, ritenendo che l’attività di assistenza fiscale prestata ai propri lavoratori possa ricondursi a quella effettuata dai Caf.
I tecnici delle Entrate con la risoluzione n. 194/E del 30 luglio condividono la soluzione prospettata dall’azienda in merito al sistema di archiviazione e ricordano che l’articolo 3, comma 9-bis, del Dpr 322/1998 prevede la possibilità, per coloro che effettuano la trasmissione delle dichiarazioni di conservare, anche su supporto informatico, le copie delle stesse, rendendole disponibili in caso di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria.
Nel richiamare quanto già stabilito con la risoluzione n. 298/2007 l’Agenzia chiarisce che è obbligatoria la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente, nel caso di modello 730 o Unico, o da parte del sostituto d’imposta, nel caso del modello 770, e che il modello originale deve essere conservato dal sottoscrittore e non da chi è incaricato della trasmissione. La copia conservata in formato digitale da parte di chi effettua la trasmissione può non contenere la firma del contribuente.
Il Dm 164/1999 detta le norme per l’assistenza fiscale resa dai Caf, dai sostituti d’imposta e dai professionisti e, in tale ambito, le Entrate ricordano che l’articolo 17, comma 1, lettera d) del decreto ministeriale prevede che i sostituti d’imposta devono “conservare copia delle dichiarazioni e dei relativi prospetti di liquidazione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di presentazione”, esattamente come previsto per i Caf da un precedente articolo della medesima norma ministeriale.
Con la risoluzione odierna l’Agenzia afferma che le istruzioni fornite con la precedente, riferite a un generico “soggetto incaricato della trasmissione”, si possono estendere anche ai sostituti d’imposta, dal momento che anch’essi provvedono all’inoltro delle dichiarazioni ricevute dai propri dipendenti.
La soluzione prospettata dall’istante è, quindi, corretta e l’Amministrazione finanziaria ribadisce che è possibile anche per i sostituti d’imposta procedere a una archiviazione informatica delle dichiarazioni senza la riproduzione della firma apposta dal contribuente.
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