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Normativa e prassi

Spedizionieri, ok alla conservazione informatica delle fatture

Il procedimento va concluso entro il termine annuale previsto per gli altri documenti fiscali

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Il vettore o lo spedizioniere che intende trasferire su supporti informatici le copie delle fatture e dei documenti di trasporto (Ddt) rilasciati dal mittente dei beni deve rispettare le procedure per la memorizzazione, archiviazione e conservazione. Il procedimento di conservazione dovrà essere perfezionato non entro il termine quindicinale previsto per le fatture, ma entro quello annuale previsto per gli altri documenti fiscali. Inoltre, se il vettore è stato incaricato dal mittente di trasmettere copia delle fatture e dei Ddt al destinatario, potrà farlo tramite posta elettronica o avvalendosi di altri sistemi informatici.

Questi, in sintesi, i chiarimenti forniti dall'agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 67/E del 28 febbraio, a una Spa che, svolgendo attività di trasporto per conto terzi come vettore e spedizioniere, chiede di conoscere in che modo occorre conservare le fatture (comprese quelle accompagnatorie) e i documenti di trasporto e se i documenti in questione possono essere inviati al destinatario con strumenti elettronici. Secondo la società, la conservazione delle fatture e dei Ddt, con possibilità di trasferirli su supporti informatici è prevista dall'articolo 21 del decreto Iva (Dpr 633/72) e dal Dm 23 gennaio 2004. Sarebbe invece una circolare del 1996, la 225/E, a definire le modalità per l'invio al destinatario tramite strumenti elettronici.

Prima di rispondere nel merito, i tecnici dell'Agenzia precisano che le regole dettate dal combinato disposto degli articoli 21 e 39 del Dpr 633 (applicabili anche ai documenti di trasporto) in materia di emissione e di conservazione delle fatture disciplinano gli obblighi a carico di cedente/prestatore e cessionario/committente. Le fatture e i Ddt, infatti, assolvono la funzione di documentare e certificare le operazioni ai fini Iva effettuate da questi. Nessun obbligo specifico di conservazione si rintraccia, invece, a carico del soggetto terzo, quale è, per l'appunto, il vettore o lo spedizioniere.

Le disposizioni citate non possono dunque essere richiamate per chiarire il caso in questione. Semmai è all'articolo 2220 del Codice civile che occorre fare riferimento e all'obbligo generale di "conservazione delle scritture contabili" in esso contenuto, che vale anche per i soggetti incaricati del trasporto. In tal caso, spiega l'Agenzia, qualora si decidesse di trasferire le copie dei documenti in questione su supporti informatici, occorrerà rispettare le disposizioni contenute nel Dm 23 gennaio 2004 e, in materia di procedure di memorizzazione, archiviazione e conservazione, le indicazioni fornite con la circolare 36/2006.

A questo proposito, viene però precisato che il termine per il perfezionamento del procedimento di conservazione da parte del vettore/spedizioniere per le copie delle fatture e dei Ddt emessi dai propri clienti (o in loro nome e per loro conto da soggetti terzi) "non è quello quindicinale previsto per le fatture, ma quello annuale previsto per i restanti documenti ai fini fiscali". Secondo le norme vigenti, come modificate dalla Finanziaria 2008, "a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi", se, anche in sede di controllo, i registri risultano aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengono stampati su richiesta degli organi competenti e in loro presenza.

Prima dell'entrata in vigore della Finanziaria 2008 (legge 244/2007), il termine ultimo per il perfezionamento del processo di conservazione dei documenti diversi dalle fatture coincideva con quello per la presentazione della dichiarazione. Lo spostamento del termine per procedere alla stampa dei registri, disposto per l'appunto dall'ultima Manovra - notano i tecnici dell'Agenzia - implica che anche il processo di conservazione dei documenti diversi dalle fatture potrà concludersi non più di tre mesi dopo rispetto al termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Quanto infine alla seconda questione - relativa alla possibilità per il vettore o lo spedizioniere incaricato di trasmettere i documenti al destinatario tramite posta elettronica o altri sistemi informatici -, la trasmissione della fattura può essere demandata a un terzo che si impegna a mettere a disposizione del destinatario il documento in formato analogico o elettronico. "Resta inteso - conclude la risoluzione - che per la messa a disposizione del destinatario attraverso strumenti elettronici dei documenti ricevuti dal vettore o dallo spedizioniere, occorrerà l'accordo del cedente/prestatore e del cessionario/committente". Accordo che potrà essere desunto, anche indirettamente, dall'incarico conferito.
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